Ist die Teilnahme für kleinere und mittlere Unternehmen (KMU) an einem Vergabeverfahren eigentlich möglich? Was sind hier besondere Hürden? Dieser Blogeintrag geht insbesondere auf die Schwierigkeiten von KMU bei der Teilnahme an Vergabeverfahren (auch europaweit) ein und erwähnt die nationalen Maßnahmen und die Maßnahmen der EU diesbezüglich.

Im Sinne des "Erfinders"

Elżbieta Bieńkowska, EU-Kommissarin für Binnenmarkt, Industrie, Unternehmertum und KMU, erklärte im April 2016: "Die Vorschriften zur öffentlichen Auftragsvergabe sollen sicherstellen, dass Steuergelder, die in den öffentlichen Kauf von Waren, Arbeiten und Dienstleistungen fließen, gut ausgegeben werden. Die neuen Regeln werden öffentliche Ausschreibungsverfahren weiter vereinfachen und sie besonders zu Gunsten von KMU flexibler machen."

Attraktive Aufträge im öffentlichen Bereich

Für eine stetig wachsende Zahl von kleinen und mittleren Unternehmen in Österreich ist die öffentliche Hand ein attraktiver und verlässlicher Auftraggeber. Große Unternehmen können aber oft aufgrund von mehr Ressourcen oder mehr Kapital einen Wettbewerbsvorteil gegenüber KMU haben. Für kleine und mittlere Unternehmen ist häufig aufgrund von mangelndem Wissen in Bezug auf Vergabeverfahren und Berührungsängsten, die Teilnahme an so einem Verfahren nur schwer vorstellbar.
Durch neue Regelungen in der EU und auch national soll der Zugang zu Vergabeverfahren für KMU erleichtert beziehungsweise attraktiver gemacht werden.

Im Bundesvergabegesetz 2018 findet sich bei den Grundsätzen des Vergabeverfahrens eine Bestimmung zu Gunsten von KMU. Demgemäß soll die Konzeption und Durchführung eines Vergabeverfahrens nach Möglichkeit so erfolgen, dass kleine und mittlere Unternehmen am Vergabeverfahren teilnehmen können. Eine weitere Bestimmung im Gesetz besagt, dass nach Möglichkeit insbesondere kleine und mittlere Unternehmer am Vergabeverfahren zu beteiligen sind.

Die eVergabe als Chance für KMUs

Auch die seit 18. Oktober 2018 verpflichtende eVergabe kann ein Vorteil für KMU sein. Sie bringt neben gesteigerter Effizienz auch Kosten und Zeitersparnis mit sich, die vor allem für kleine und mittlere Unternehmen ein großer Vorteil ist.
Viele Ratgeber und Plattformen enthalten wertvolle Tipps für kleine und mittlere Unternehmen und bieten auch individuelle Services für diese an. Die umfassende Auseinandersetzung mit dem Thema Vergabe ist für KMU wichtig, um die Vorteile für das eigene Unternehmen zu entdecken und fit für den Wettbewerb zu werden.

Villacher Fasching im September? Die 2021er Ausgabe der ADV eGovernment Konferenz machte es möglich. auftrag.at war mit einem Workshop zum Thema Direktvergabe und eigenem Stand auf dem renommierten Branchenevent des österreichischen eGovernments vertreten

Vom e-Government zur Digitalisierung

Unter dem Motto „Vom e-Government zur Digitalisierung“ trafen sich an die 300 Teilnehmer:innen im Congress Center Villach, der sonst traditionellen Heimstätte des Villacher Faschings, um sich zu den neuesten Entwicklungen und Trend im österreichischen eGovernment auszutauschen. Eröffnet wurde die Konferenz mit einer Keynote der Bundesministerin Margarete Schramböck zum Thema „Digitalisierung der Verwaltung“.

In den folgenden zwei Tagen wurden in Diskussionen, Vorträgen und Workshops „Digitaler Humanismus“, „Partizipation und Transparenz“ und anderen aktuellen Digitalisierungsthemen wie KI, Prozessautomation, e-Health und IoT Informationen geteilt und unterschiedliche Standpunkte diskutiert.

Direktvergabe nicht nur schnell, sondern auch transparent

Wie öffentliche Auftraggeber mit dem Einsatz von modernen eTendering die Schnelligkeit und Einfachheit der Direktvergabe mit ihren Compliance-Maßnahmen vereinbaren können. Das war der Schwerpunkt des auftrag.at Workshops von Manuel Aghamanoukjan am zweiten Tag der e-Government Konferenz.

Vor dem Expert:innen-Publikum präsentierte er die Grundlagen der Direktvergabe als Vergabeverfahren und referierte über die Gründe der gestiegenen Erwartungen und gesetzlichen Anforderungen an Transparenz und Compliance.

Wie moderne eTendering Plattformen öffentlichen Auftraggebern in diesem Spannungsfeld unterstützen können, zeigte er dann zum Abschluss seiner Präsentation. Als Praxisbeispiel diente dabei die neue auftrag.at Direktvergabe.

Präsentation auftrag.at | Direktvergabe von öffentlichen Aufträgen von Manuel Aghamanoukjan

eTendering-Know How und Unterstützung vor Ort

Ergänzt wurde der Workshop durch den auftrag.at Stand auf der eGovernment Konferenz, der als gern besuchter Treffpunkt von an der öffentlichen Vergabe Interessierten während beider Tage genutzt wurde.

Dort wurden Fragen und Feedback von öffentlichen Auftraggebern und Vertretern der Wirtschaft zum Thema digitaler Vergabe vom auftrag.at Team vor Ort direkt beantwortet bzw. entgegengenommen.

Zusammengefasst war die eGovernment-Konferenz 2021 ein voller Erfolg und damit wieder einmal einer der interessantesten Möglichkeiten den aktuellen Stand des österreichischen eGovernments zu erleben und sich dazu auszutauschen.

Bei einer Direktvergabe ohne Bekanntmachung handelt es sich um eine Verfahrensart, die für Auftraggeber auf den ersten Blick in ihrer Ausgestaltung kaum rechtliche Hürden mit sich bringt. Nach der Formulierung im Bundesvergabegesetzes 2018 wird bei einer Direktvergabe ohne Bekanntmachung eine Leistung, gegebenenfalls nach Einholung von Angeboten oder unverbindlichen Preisauskünften von einem oder mehreren Unternehmern, formfrei von einem ausgewählten geeigneten Unternehmer gegen Entgelt bezogen.

Doch wird bei dieser formfreien Verfahrensart oft übersehen, dass die allgemeinen Grundsätze, die für jede Verfahrensart gelten, auch bei der Direktvergabe ohne Bekanntmachung zu berücksichtigen sind. Auftraggeber haben auch bei einer Direktvergabe ohne Bekanntmachung alle Bieter gleich zu behandeln und sollten das Verfahren transparent gestalten, um einen fairen Wettbewerb sicherzustellen. Darüber hinaus ist eine lückenlose Dokumentation einzuhalten. Um dieser Verpflichtung nachzukommen, sind alle wesentlichen Entscheidungen und Vorgänge so ausreichend zu dokumentieren, dass sie nachvollzogen werden können.

Obwohl bei einer Direktvergabe ohne Bekanntmachung keine Verpflichtung zur elektronischen Kommunikation besteht, bietet die Nutzung einer eVergabe-Lösung – wie zum Beispiel die neue auftrag.at Direktvergabe – für Auftraggeber einige Vorteile. Durch die Gestaltung der Plattform und die technische Umsetzung können gesetzliche Verpflichtungen eingehalten werden, ohne dass für AuftraggeberInnen ein Dokumentationsaufwand entsteht. Sämtliche Tätigkeiten werden systemseitig automatisch mitprotokolliert und übersichtlich dargestellt. Durch die Möglichkeit aus vorgegebenen Verfahrensdetails auszuwählen, kann eine Direktvergabe ohne Bekanntmachung rasch und unkompliziert erstellt werden. Die Beantwortung von einzelnen Bieterfragen kann über die Plattform zeitgleich im Sinne der Gleichbehandlung an alle Bieter erfolgen.

Woher kommt eigentlich die eVergabe und warum gibt es so etwas? Welche Vorteile kann die eVergabe mit sich bringen?
Dieser Blogeintrag beschäftigt sich mit der Entstehungsgeschichte der eVergabe und mit den Überlegungen, die zur Entstehung der eVergabe beigetragen haben.

Seit Oktober 2018 verpflichtend

Die eVergabe war lange Zeit vorwiegend fakultativ. Mit 18. Oktober 2018 wurde sie zur Pflicht für alle öffentlichen Auftraggeber im Oberschwellenbereich. Die umfassende Verpflichtung zur elektronischen Durchführung des Vergabeverfahrens betrifft nicht nur das Verfahren selbst, sondern auch die Korrespondenz und den Informationsaustausch zwischen Auftraggeber und Unternehmern bzw. Verfahrensteilnehmern. Durch die Einführung der verpflichtenden elektronischen Abwicklung soll mehr Effizienz und Transparenz bewirkt werden. Des Weiteren soll es Unternehmen aus den EU-Mitgliedstaaten die Beteiligung an Ausschreibungen erleichtern.

Die EU-Richtlinie RL 2014/24/EU

Als Grundlage für die Einführung der umfassenden eVergabe-Verpflichtung diente die EU-Richtline RL 2014/24/EU, welche national im § 48 Bundesvergabegesetz 2018 umgesetzt wurde. Die Erwägungsgründe der EU-Richtlinie führen dazu aus:„Elektronische Informations- und Kommunikationsmittel können die Bekanntmachung von Aufträgen erheblich vereinfachen und Effizienz und Transparenz der Vergabeverfahren steigern. Sie sollten zum Standard für Kommunikation und Informationsaustausch im Rahmen von Vergabeverfahren werden, da sie die Möglichkeiten von Wirtschaftsteilnehmern zur Teilnahme an Vergabeverfahren im gesamten Binnenmarkt stark verbessern. Zu diesem Zweck sollten die Übermittlung von Bekanntmachungen in elektronischer Form, die elektronische Verfügbarkeit der Auftragsunterlagen sowie – … – eine ausschließliche elektronische Kommunikation, das heißt eine Kommunikation durch elektronische Mittel, in allen Verfahrensstufen, einschließlich der Übermittlung von Teilnahmeanträgen und insbesondere der Übermittlung der Angebote (‚elektronische Übermittlung‘), verbindlich vorgeschrieben werden. Es sollte den Mitgliedstaaten und öffentlichen Auftraggebern freigestellt bleiben, auf Wunsch hierüber hinauszugehen. Es sollte außerdem klargestellt werden, dass die verbindliche Verwendung elektronischer Kommunikationsmittel nach dieser Richtlinie öffentliche Auftraggeber nicht zur elektronischen Verarbeitung von Angeboten verpflichten oder eine elektronische Bewertung oder automatische Verarbeitung vorschreiben sollte. Des Weiteren sollten nach dieser Richtlinie weder Bestandteile des Verfahrens der öffentlichen Auftragsvergabe, die auf die Vergabe des Auftrags folgen, noch die interne Kommunikation des öffentlichen Auftraggebers unter die Verpflichtung zur Verwendung elektronischer Kommunikationsmittel fallen. “

Der nationale Gesetzgeber hat also mit der Novellierung des Bundesvergabegesetzes den Zielen der EU-Richtlinie Rechnung getragen und den richtigen Schritt in Richtung von mehr Effizienz und Transparenz im Vergabeverfahren gesetzt. In Österreich gibt es mehrere eVergabe-Portal-Anbieter, mit deren Hilfe elektronische Verfahren rechtskonfrom abgewickelt werden können. Beispielsweise lieferanzeiger.at und auftrag.at.

Die Vorteile der eVergabe

Die rasante Entwicklung der Technik macht es immer wichtiger Geschäftsprozesse elektronisch abwickeln zu können. Der Umstieg von papiergebundenen Verfahren auf die eVergabe bringt viele Vorteile mit sich, von denen sowohl die Auftraggeber als auch die Unternehmer profitieren.

Vorteile für den Auftraggeber sind beispielsweise:
• Rechtssicherheit erhöhen durch die Verwendung von eVergabe-Portalen
• Ausschreibungen können einfacher veröffentlicht werden
• Kosten- und Zeitersparnis

Vorteile für Unternehmer sind beispielsweise:
• mehr Rechtssicherheit durch Vermeidung formaler Fehler
• transparente und effiziente Ausschreibungsteilnahme
• Fairness und Gleichbehandlung

Aus der Sicht eines Unternehmers gestaltet sich der Ablauf einer eVergabe wie folgt:

  1. Ausschreibung finden
    Unternehmer können auf den eVergabe-Portalen wie z.B. auf auftrag.at entweder bequem einen Suchagenten aktivieren oder selbst auf den eVergabe-Portalen oder der Seite des Unternehmensserviceportals nach Aufträgen suchen.

  2. Ausschreibungsunterlagen kostenlos und unverbindlich downloaden
    Der Bezug von Ausschreibungsunterlagen ist kostenlos und verpflichtet nicht zur Abgabe eines Angebotes.

Hinweis: Es ist ratsam sich bereits für den Bezug der Ausschreibungsunterlagen auf der eVergabe-Plattform zu registrieren. So kann man sofort Fragen zu den Ausschreibungsunterlagen stellen und wird über alle relevanten Fragen anderer Bieter sowie deren Beantwortung rasch informiert.

  1. Fragen an den Auftraggeber richten
    Unternehmer stellen inhaltliche Fragen zur Ausschreibung an den Auftraggeber auf elektronischem Weg direkt über die eVergabe-Plattform. Je nach Informationsgehalt der Frage kann die Beantwortung an alle Verfahrensteilnehmer (in den meisten Fällen) oder nur an den Fragesteller über die eVergabe-Plattform versendet werden.

Hinweis: Die Beantwortung der Fragen erfolgt anonymisiert, damit der Auftraggeber nicht erfährt, wer Absender der Frage war. Dies schafft Fairness und Gleichbehandlung im Vergabeverfahren.

  1. Erstellung des Angebotes
    Je nach eVergabe-Portal sind für die Erstellung der Angebote Online-Formblätter direkt über das eVergabe-Portal auszufüllen. Bei anderen eVergabe-Portalen sind die Formblätter zunächst herunterzuladen, auszufüllen und dann wieder hochzuladen. IdR sind die Angebotspreise bei allen eVergabe-Portalen auch direkt am eVergabe-Portal einzutragen.

  2. Angebot elektronisch signieren
    Je nach eVergabe-Portal können Angebote außerhalb der Plattform signiert und danach hochgeladen werden oder direkt im Portal signiert werden. Ein Angebot kann nur mit einer gültigen qualifizierten elektronischen Signatur wirksam abgegeben werden.

Hinweis: Machen Sie sich frühzeitig mit den systemseitigen Vorgaben der eVergabe-Portale vertraut, damit Sie fristgerecht das Angebot abgeben können.

  1. Angebot abgeben
    Mit der Abgabe des Angebotes gelangt dieses verschlüsselt in einen elektronischen „Tresor“. Dieser hat bis zum Ablauf der Angebotsfrist ein Zeitschloss, sodass der Auftraggeber erst nach dem Verstreichen der Angebotsfrist die Angebote öffnen kann. Während der Angebotsfrist kann der Unternehmer das abgegebene Angebot zurückziehen bzw. erneut ein Angebot abgeben. Der Auftraggeber erfährt bis zur Angebotsöffnung nicht, welche Unternehmen Angebote abgegeben haben.

Hinweis: Sollten Sie Rückfragen zur Angebotsabgabe (z.B. zur elektronischen Signatur) haben, wenden Sie sich am besten direkt an die Service-Hotline des eVergabe-Portals.

Bei zweistufigen Verfahren (z.B. beim nicht offenen Verfahren oder Verhandlungsverfahren) geben Unternehmer zuerst einen Teilnahmeantrag ab. Dieser wird wie ein Angebot erstellt, signiert und abgegeben. Wird der Unternehmer anschließend vom Auftraggeber zur Angebotsabgabe eingeladen, beginnt die zweite Stufe des Verfahrens und der Unternehmer kann ein Angebot abgeben.

Was passiert nachdem ein Unternehmer sein Angebot abgegeben hat?

  1. Angebotsöffnung
    Nach Ende der Angebotsfrist kann der Auftraggeber die Angebotsöffnung durchführen. Je nach eVergabe-Portal werden die eingereichten Angebote heruntergeladen oder direkt im Portal abgebildet.

  2. Angebotsprüfung
    Alle Angebote werden einer Formalprüfung unterzogen. Außerdem wird der Nachweis der in den Ausschreibungsunterlagen definierten Eignungsanforderungen geprüft und die Angebote anhand der bekannt gemachten Zuschlagskriterien bewertet. Bei zweistufigen Verfahren wird zunächst der Unternehmer anhand des Teilnahmeantrags nach den festgelegten Eignungskriterien geprüft. Wird der Unternehmer zur zweiten Stufe des Vergabeverfahrens zugelassen, wird sein in der zweiten Stufe abgegebenes Angebot anhand der Zuschlagskriterien bewertet.

  3. Zuschlagsentscheidung oder Widerrufsentscheidung
    Der Auftraggeber teilt allen Unternehmern, die ein Angebot abgegeben haben, mit, welcher Bieter den Zuschlag erhalten soll. In dieser Mitteilung gibt der Auftraggeber die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebots bekannt. Die Mitteilung wird elektronisch über die eVergabe-Plattform versendet. Die Zuschlagsentscheidung stellt eine vorläufige Wissenserklärung dar, die von unterlegenen Bietern angefochten werden kann.
    Mit der Mitteilung der Zuschlagsentscheidung beginnt die 10-tägige Stillhaltefrist zu laufen. Während dieser Zeit darf der Auftraggeber den Zuschlag nicht erteilen.

Liegen fakultative oder zwingende Gründe vor, kann bzw. muss der Auftraggeber das Vergabeverfahren widerrufen. Diesfalls teilt der Auftraggeber den verbliebenen Bietern die Entscheidung mit, dass er beabsichtigt, das Vergabeverfahren zu widerrufen. Auch hier beginnt eine 10-tägige Stillhaltefrist und die Entscheidung kann angefochten werden.

  1. Zuschlagserteilung oder Widerruf
    Nach Ablauf der Stillhaltefrist bekommt der erfolgreiche Bieter über das eVergabe-Portal die Mitteilung, dass der Auftraggeber sein Angebot angenommen hat und den Vertrag mit dem Bieter abschließt oder dass das Vergabeverfahren widerrufen ist. Mit der Zuschlagserteilung oder dem Widerruf endet das Vergabeverfahren.

  2. Start der Auftragserfüllung
    Nach Zuschlagserteilung beginnt die Auftragserfüllung entsprechend den Vorgaben des zwischen dem Auftraggeber und dem Bieter abgeschlossenen Leistungsvertrags.

Hinweis: Eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit einem öffentlichen Auftraggeber kann in zukünftigen Ausschreibungen als Referenzprojekt angegeben werden.

Auf eine erfolgreiche Ausschreibung folgen in der Regel rasch die ersten Angebote. Bei der Entgegennahme der Angebote müssen sowohl öffentliche Auftraggeber als auch Sektorenauftraggeber folgende Punkte beachten:

Auf den Ablauf der Angebotsfrist und die Entgegennahme der Angebote folgt die Öffnung der Angebote. Dabei hat der Auftraggeber vor dem Öffnen der Angebote jedenfalls zu prüfen:

  1. ob das Angebot fristgerecht eingelangt ist, und
  2. ob kein unbefugter Zugriff erfolgt ist bzw. bei einem Papierangebot, ob es ungeöffnet ist.

Wie formalisiert die Angebotsöffnung ist, hängt in erster Linie davon ab, ob das Vergabeverfahren elektronisch abgewickelt wird: Bei Verwendung mancher elektronischer Vergabesysteme, wie etwa auftrag.at, wird eine verspätete Angebotsabgabe gar nicht zugelassen. Diesfalls können alle eingelangten Angebote nur fristgerecht sein und eine separate Prüfung erübrigt sich. Durch die Zuteilung von Zugriffsrechten für die Vergabeplattform kann der Auftraggeber zudem sicherstellen, dass keine Unbefugten Zugriff auf das Vergabeverfahren erhalten.

Werden Angebote hingegen – sofern ausnahmsweise zulässig – in Papierform abgegeben, ist zu differenzieren: Beim Sektorenauftraggeber ist keine formalisierte Öffnung der Angebote erforderlich, während beim (klassischen) öffentlichen Auftraggeber das Öffnen von Papierangeboten in offenen und nicht offenen Verfahren durch eine Kommission zu erfolgen hat, die aus mindestens zwei sachkundigen Vertretern des öffentlichen Auftraggebers besteht. Bei Verhandlungsverfahren ist das Ergebnis der Öffnung überhaupt geheim zu halten, damit einem ungestörten Wettbewerb nichts im Wege steht (diese Bestimmung gilt gleichermaßen für Sektorenauftraggeber). Langt ein (Papier-)Angebot erst nach Ablauf der Angebotsfrist ein, ist es als verspätet zu kennzeichnen und darf nicht geöffnet werden – außer das Öffnen des Angebotes ist zur Feststellung der Identität des Bieters notwendig, um diesen entsprechend zu verständigen.

Die geöffneten Angebote sind in einem ersten Schritt auf ihre Vollständigkeit und die Erfüllung der Formalerfordernisse gemäß den Anforderungen in der Ausschreibung zu prüfen. Bei Papierangeboten ist zudem darauf zu achten, dass alle bei der Angebotsöffnung vorliegenden Teile von der Kommission so eindeutig gekennzeichnet werden, dass ein nachträgliches Auswechseln feststellbar wäre.

Bei offenen und nicht offenen Verfahren kann der öffentliche Auftraggeber die Bieter zur Angebotsöffnung einladen, also sie an der Öffnung teilnehmen lassen. Eine Verpflichtung hierfür besteht aber nicht.

Hinweis: Entscheidet sich der Auftraggeber für eine öffentliche Angebotsöffnung, müssen alle Bieter die Möglichkeit haben, an dieser teilzunehmen. Das kann beispielweise durch die Einladung zu einer öffentlichen Sitzung oder über eine sonstige Teilnahmemöglichkeit, wie etwa elektronisch via Skype, erfolgen.

Über die Öffnung der Angebote muss der öffentliche Auftraggeber ein Protokoll führen. Darin sind folgende Angaben zu den einzelnen Angeboten festzuhalten:

Hinweis: Auch hier zeigt die eVergabe ihre Stärke: Elektronischer Vergabesysteme wie etwa lieferanzeiger.at erstellen das Angebotsöffnungsprotokoll automatisch und kann dieses per Knopfdruck allen Bietern zur Verfügung gestellt werden.

Das Protokoll ist jedem Bieter zur Verfügung zu stellen (z.B. durch Übermittlung über die Vergabeplattform). Alle Angebote sind nach Öffnung und Protokollierung so zu verwahren, dass Unbefugte keinen Zugriff darauf haben.

Hinweis: Für die Vergabe von Aufträgen im Wege einer Direktvergabe gelten lockerere Bestimmungen für die Angebotsentgegennahme und -öffnung. Der Auftraggeber sollte aber auch bei Direktvergaben – insbesondere bei Vorliegen eines grenzüberschreitenden Interesses – die vergaberechtlichen Grundsätze der Gleichbehandlung, der Transparenz und des Diskriminierungsverbots beachten.

Die elektronische Signatur ersetzt die eigenhändige Unterschrift einer natürlichen Person. Alles, was händisch zu unterschreiben war, kann – bzw. muss – nun auch mit einer elektronischen Signatur unterzeichnet werden.

Qualifizierte elektronische Signatur

Eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt grundsätzlich das rechtliche Erfordernis einer eigenhändigen Unterschrift. Durch die elektronische Signatur kann die dahinterstehende natürliche Person eindeutig authentifiziert werden. Mit einer solchen Signatur werden die Unverfälschtheit und Unveränderbarkeit des elektronisch signierten Dokuments garantiert.

Die qualifizierte elektronische Signatur ist eine fortgeschrittene elektronische Signatur, die von einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit erstellt wurde und auf einem qualifizierten Zertifikat für elektronische Signaturen beruht. Qualifizierte elektronische Signaturen basieren auf asymmetrischen Verschlüsselungsverfahren und Hash-Funktionen.

Nach den gesetzlichen Bestimmungen müssen Teilnahmeanträge sowie Angebote entweder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur oder einem qualifizierten elektronischen Siegel versehen werden.

Die qualifizierte elektronische Signatur kann entweder mit einer Handy-Signatur oder mit einer aktivierten Bürgerkarte (samt Lesegerät) gesetzt werden. Nähere Infos zur Aktivierung der qualifizierten elektronischen Signatur finden Sie unter buergerkarte.at. Weitere Informationen zur Handy-Signatur finden sich auch auf auftrag.at.

Forderung einer eSignatur in den Ausschreibungsunterlagen

An einer Ausschreibungen interessierte Unternehmer sollten zunächst einen Blick in die Ausschreibungsunterlagen werfen, um festzustellen, wie und in welcher Form Teilnahmeanträge oder Angebote abzugeben und zu signieren sind.

Wird das Vergabeverfahren über eine eVergabe-Plattform abgewickelt, so ist grundsätzlich auch das Angebot bzw. der Teilnahmeantrag elektronisch über die eVergabe-Plattform abzugeben und elektronisch zu signieren.

Hinweis: Kann ein Teil eines Angebotes nicht in elektronischer Form übermittelt werden (z.B. Pläne oder Modelle), sollte der Auftraggeber festlegen, in welcher anderen Form dieser Teil des Angebotes dem Auftraggeber bereitzustellen ist.

Elektronisch signiertes Angebot als verbindliche Erklärung

Ein elektronisch signiertes Angebot ist eine elektronisch unterzeichnete, verbindliche Erklärung des Bieters. Daraus folgt, dass derjenige, der das Angebot elektronisch signiert auch für das Unternehmen vertretungsberechtigt sein sollte. Bei einer GmbH wäre daher beispielsweise ein Angebot vom Geschäftsführer elektronisch zu signieren. Gehört der Zeichnende nicht zum Kreis der vertretungsbefugten Organe des Bieters, kann er sich von dazu befugten Organen eine auf die Vertretung im jeweiligen Vergabeverfahren gerichtete (Spezial-)Vollmacht ausstellen lassen.

Elektronische Signaturen im Ausland

Auftraggeber im EU-Ausland akzeptieren oftmals „einfache“ oder „fortgeschrittene“ elektronische Signaturen. Vorsicht: Diese werden von den österreichischen eVergabe-Plattformen nicht akzeptiert, weil sie nicht „qualifiziert“ sind. Als Auftraggeber sollte man deshalb auf klare Festlegungen in den Ausschreibungsunterlagen setzen. Ausländischen Bietern bzw. Bewerbern wird empfohlen, frühzeitig eine „qualifizierte elektronische Signatur“ zu beantragen, weil die Ausstellung mitunter je nach EU-Mitgliedsstaat längere Zeit in Anspruch nehmen kann.

Die Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen sowie an elektronisch durchgeführten öffentlichen Ausschreibungen (eVergabe) ist für Unternehmer kostenlos. Das Bundesvergabegesetz 2018 regelt, dass die Ausschreibungsunterlagen bei Vergabeverfahren mit vorheriger Bekanntmachung (außer der Direktvergabe mit vorheriger Bekanntmachung) ausschließlich auf elektronischem Weg, kostenlos, direkt, uneingeschränkt und vollständig zur Verfügung zu stellen sind. Auch bei Vergabeverfahren ohne vorherige Bekanntmachung – wie zum Beispiel der Direktvergabe – werden in der Praxis die Ausschreibungsunterlagen den eingeladenen Unternehmern elektronisch und kostenlos zur Verfügung gestellt.

Hinweis: Sie können bei jedem Vergabeverfahren unverbindlich die Ausschreibungsunterlagen beziehen. In anderen Worten: Wenn Sie die Ausschreibungsunterlagen herunterladen, heißt das nicht, dass Sie ein Angebot abgeben müssen.

Hinweis: "Kostenlos, direkt, uneingeschränkt und vollständig" bedeutet, dass keine Registrierung vor dem Download der Ausschreibungsunterlagen notwendig sein darf. Manche eVergabe-Portale wie bspw. auftrag.at sehen eine freiwillige Registrierung vor. Dies kann für Sie ein großer Vorteil sein, da Sie automatisch benachrichtigt werden, sobald der Auftraggeber neue Angaben zur Ausschreibung, wie z.B. einen neuen Schlusstermin, tätigt. Auch nach einer Registrierung ist eine Teilnahme am Verfahren nicht verpflichtend.

Die rasante Entwicklung der Technik macht es immer wichtiger, Geschäftsprozesse elektronisch abwickeln zu können. Gründe dafür sind vor allem Effizienz und Zeitersparnis. Dies trifft natürlich auch auf Vergabeverfahren zu, in denen mittlerweile der gesamte Verfahrensakt elektronisch erfasst und abgebildet werden kann. Der Umstieg von papiergebundenen Verfahren auf die eVergabe bringt viele Vorteile mit sich, von denen sowohl die Auftraggeber als auch die Unternehmer profitieren.

Vorteile für Unternehmer

Vorteile für Auftraggeber

Gibt es auch Nachteile?

Solange Auftraggeber und Unternehmer bereit sind, neue Arbeitswesen zu erlernen, ist die eVergabe in vielfacher Hinsicht von Vorteil. Lediglich kann das Ungewohnte eine große Herausforderung sein. Der Aufwand für den Um- bzw. Einstieg in die eVergabe hält sich allerdings in Grenzen, insbesondere wenn kompetente eVergabe-Portale ihren Usern die bestmögliche Unterstützung für alle offenen Fragen bieten.

Tipps: Wenn Sie selten Angebote abgeben, können Sie Ihre elektronische Signatur einige Tage vor Abgabe des Angebotes auf einigen eVergabe-Portalen, wie z.B. auftrag.at, testen. Reichen Sie zudem Ihr Angebot rechtzeitig vor Ende der Angebotsfrist ein (idealerweise am Vortag), um auf allfällige technische Schwierigkeiten noch reagieren zu können.

Vergabeneulinge aufgepasst! Die Teilnahme an einem Vergabeverfahren kann im ersten Moment mühsam wirken. Auch wenn die Aufwände nicht abzustreiten sind, kann es sich lohnen, an einer öffentlichen Ausschreibung teilzunehmen. Hier erfahren Sie warum.

1. Mehr Auftragschancen

Unternehmer können mit öffentlichen Aufträgen ihren Umsatz deutlich steigern. Rund 7.700 öffentliche Stellen vergeben pro Jahr eine wirklich große Anzahl von Aufträgen in Bau-, Liefer- und Dienstleistungen. Öffentliche Auftraggeber verfügen über eine erstklassige Bonität und daher ist das Zahlungsausfallsrisiko gering.

2. Erfahrungen und Referenzen sammeln

Mit öffentlichen Aufträgen können Unternehmer die Auslastung ihrer Unternehmen verbessern und sich wertvolle Referenzen sichern. Im Zuge einer öffentlichen Ausschreibung werden Formalitäten erfüllt, die bei künftigen Vergabeverfahren von Vorteil sein können. Die im Zuge einer Ausschreibung gesammelten Erfahrungen können für künftige Vergabeverfahren von Vorteil sein.

3. eVergabe

Der Umstieg von papiergebundenen Verfahren auf die eVergabe bringt viele Vorteile mit sich, von denen sowohl die Vergabestellen als auch die Unternehmer profitieren. Neben gesteigerter Effizienz ist auch die Zeitersparnis ein wesentlicher Benefit. Weiters vermeiden Bieter durch die elektronische Angebotsabgabe formale Fehler, da der Abgabeprozess elektronisch unterstützt wird. Auch die Transparenz wird durch eVergabe gefördert, da sie ermöglicht, das gesamte Verfahren von der Bekanntmachung bis zum Zuschlag zu dokumentieren. Es ist zu jedem Zeitpunkt nachvollziehbar, wer, wann und was versendet, bereitstellt bzw. ändert. Dies ist ein wichtiger Eckpfeiler, um sicherzustellen, dass alle Unternehmer auf dem gleichen Informationsstand sind und so Transparenz und Gleichbehandlung gewährleistet sind.

4. Neue Arten von Verfahren – Innovation ist angesagt

Die Innovationspartnerschaft ist eine neue Art von Vergabeverfahren, bei dem innovative Dienstleistungen und Produkte gefragt sind. Aufträge können im Wege einer Innovationspartnerschaft vergeben werden, wenn ein Bedarf nach einer innovativen Ware, Bau- oder Dienstleistung besteht, der nicht durch den Erwerb von bereits auf dem Markt verfügbaren Waren, Bau- oder Dienstleistungen befriedigt werden kann.

5. Fairness im Vergabeverfahren

Öffentliche Aufträge müssen gemäß dem Bundesvergabegesetz 2018 nach bestimmten Grundprinzipen vergeben werden. Zu diesen Prinzipen zählen Nichtdiskriminierung, Gleichbehandlung und Transparenz. Das soll die Erfüllung der zentralen Forderung an ein Vergabeverfahren – nach einem freien, fairen und lauteren Wettbewerb – gewährleisten.

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