Bei Bauprojekten wird vermehrt Building Information Modeling (BIM) eingesetzt, um Gebäude effizient zu planen. In diesem Beitrag sehen wir uns an, was BIM ist und welche Rolle es im Vergabeverfahren spielt.

Was ist BIM?

BIM ist eine Arbeitsmethode mit der die Planung, der Bau und die Bewirtschaftung von Bauwerken digital und vernetzt durchgeführt wird. Es gibt verschiedene Software-Anbieter, die so ein Programm verkaufen. Dabei wird ein virtuelles 3D-Gebäudemodell erstellt, bei dem neben den Eigenschaften der einzelnen Gebäudeteile auch Faktoren wie Zeit und Kosten eingeplant werden können. Alle Beteiligten, also Auftraggeber, Architekten, Bauunternehmer, etc. arbeiten gemeinsam an diesem Modell und können laufende Änderungen einsehen. Das hat den Vorteil, dass ein Bauprojekt von Anfang an sehr detailliert geplant werden kann und sich alle Beteiligten laufend miteinander absprechen können.

Welche Rolle spielt BIM im Vergabeverfahren?

Durch die effiziente Projektplanung von BIM werden Kosten und Zeit gespart, was natürlich im Interesse der öffentlichen Auftraggeber liegt. In Österreich war BIM bisher noch kein großes Thema bei Ausschreibungen. Öffentliche Auftraggeber dürfen bei der Auftragsvergabe aber vorsehen, dass BIM verwendet werden muss. Der Gesetzgeber dürfte sogar vorschreiben, dass Unternehmen nur dann bei bestimmten Vergabeverfahren teilnehmen können, wenn sie BIM-Daten liefern. In anderen europäischen Ländern wie den Niederlanden oder Deutschland ist das bereits der Fall.

Wenn Auftraggeber die Nutzung von BIM vorschreiben, müssen sie vor allem darauf achten, dass sie grundsätzlich keine bestimmte BIM-Software verlangen dürfen. Damit würden nämlich Unternehmen, die die bestimmte Marke nicht verwenden, benachteiligt. Was Auftraggeber hingegen machen dürfen: eine bestimmte BIM-Software beschaffen und allen Beteiligten zu den gleichen Konditionen zur Verfügung stellen. Dabei müssen immer alle vergaberechtlichen Grundsätze eingehalten werden.

„Versetzen Sie sich selbst in die Lage Ihrer UserInnen, um zu sehen, wo es noch Verbesserungspotential für auftrag.at gibt!“

Nutzen Sie eVergabe-Plattformen wie auftrag.at, um öffentliche Ausschreibungen zu suchen und finden, die passgenau Ihrem Leistungs-Angebot entsprechen? Finden Sie sich in dieser Aussage wieder?
Diese ist nur eine der vielen Rückmeldungen, die wir während der User-Tests für den Prototypen der neuen auftrag.at Suche für BieterInnen erhalten haben.

Kundenzentriert: Feedback aus erster Hand

„Ich möchte mich darauf verlassen, dass alle relevanten Ausschreibungen auf einer Plattform zu finden sind. All in One“

Um die neue auftrag.at-Suche nach öffentlichen Ausschreibungen noch stärker an die Bedürfnisse unserer NutzerInnen auszurichten, haben wir bestehenden auftrag.at KundInnen, in 30-minütigen Online-Interviews eine erste interaktive benutzbare Vorab-Version für User-Tests bereitgestellt.
Unser Ziel war dabei Funktionen, die neue Bedienoberfläche und das neue Nutzungserlebnis der neuen auftrag.at-Suche nach Ausschreibungen zu testen und direkt Wünsche und Anregungen unserer KundInnen zur Neugestaltung zu erhalten.

Um der Diversität unserer Zielgruppe im Bereich der potentiellen BieterInnen der öffentlichen eVergabe-Landschaft in Österreich gerecht zu werden, wurde bei der Auswahl der TeilnehmerInnen der User-Tests auf folgende Faktoren geachtet:

• BestandkundInnen vs. NeukundInnen
• KMU vs. Großunternehmen
• GelegenheitsnutzerInnen versus Power-NutzerInnen
• NutzerInnen mit und ohne Umsatzverantwortung

Reality-Check: UserInnen testen neue Funktionalitäten

„Aktuell ist das Screening vieler Unterlagen notwendig, bevor die Entscheidung zur Bewerbung für Ausschreibungen getroffen werden kann.“

Während der User-Tests lag der Schwerpunkt darauf, die Bedienbarkeit, Informationsaufbereitung und das Design des entworfenen Prototypen abzufragen.
Durch Aufgaben- und Fragestellungen wie z.B. „Prüfen Sie die folgenden Ausschreibungen, ob Sie für Ihr Unternehmen sind und setzen Sie die nächsten Schritte“ wurde die Interaktion der Test-TeilnehmerInnen mit der neuen auftrag.at Suche beobachtet und analysiert.

Ebenfalls wurde unsere Annahme “Nicht die Anzahl der Such-Treffer, sondern die Informationsqualität der Treffer und die Fähigkeit, Treffer zu beurteilen, sind entscheidend.“ überprüft. Damit wurden praxisnahe Erfahrungen und Meinungen der TesterInnen zu unseren Ideen für neue Prozesse, Suchprofilen, zu Knock-Out-Kriterien und dem Wortlaut der Bedienoberfläche der neuen auftrag.at-Suche gesammelt.

Was uns gefreut hat: Viele TeilnehmerInnen waren daran interessiert, auch künftig an weiteren User-Tests teilzuhaben, um durch ihr Feedback die weitere Produktentwicklung mitzugestalten.

Pains und Gains: Aus Problemen lernen wir

Folgende Erkenntnisse der User-Tests zeigten uns deutlich Probleme (Pains) und Nutzen (Gains) bei der Bedienung von eVergabe-Plattformen auf:

Pains

So wurde die bisherige Aufbereitung von gefundenen Ausschreibungen als trocken und unübersichtlich bezeichnet. Das Finden benötigter Daten für die Analyse von Suchergebnissen wurde darüber hinaus als zeitintensiv und mühsam empfunden.
Nur mit gelerntem Wissen durch regelmäßige Beschäftigung mit den Ausschreibungen ist es derzeit möglich, wichtige Ausschreibungs-Details schnell zu finden.
Das Fehlen von Orientierungshilfen, um schnell gefragte Kerninformationen herauszufiltern und um nicht relevante Treffer zügig auszuschließen, wurde uns als weiteres typisches Bedienungsproblem genannt.
Die Suche nach relevanten Eckdaten von Ausschreibungen wird darüber hinaus durch die Komplexität der Fachbegriffe und Codes des Vergabewesens zusätzlich erschwert, weil den Bietern meist die dafür entsprechenden Fachkenntnisse fehlen.

Gains

Da das Durchsuchen von Treffermails und Veröffentlichungen oft zu den täglichen Aufgaben der auftrag.at UserInnen zählt, ist es wichtig, Rahmeninformationen vereinfacht und deutlich erkennbar für eine kompakte Ausschreibungsprüfung (Screening) aufzubereiten, um sich möglichst kurz oder bestenfalls gar nicht mit unpassenden Aufträgen befassen zu müssen.
Für das rasche und zielführende Screening ist die übersichtliche Aufbereitung der Schlüsselinformationen wie Titel und Beschreibung des Auftragsgegenstandes, Auftraggeber, Erfüllungsort, Abgabetermin und Auftragswert von hoher Relevanz und stellt eine Erleichterung dar.
Durch die Neuaufbereitung von Informationen und das Aufbrechen des Bekanntmachungstextes nehmen wir unseren UserInnen auch die Sorgen, passende Veröffentlichungstexte zu übersehen und unwichtige effektiv herauszufiltern.
Diese von uns identifizierten Pains und Gains sind die Grundlage für die Weiterentwicklung und Verbesserung der neuen auftrag.at Suche für Ausschreibungen.

„Nur relevante Treffer, aber bitte möglichst alle“

Auch zu den Themen Suche und Suchprofil haben wir wertvolle Erkenntnisse aus UserInnen-Perspektive gewonnen. Die Frage, wie eng potenzielle Bieter ihr Suchprofil für Ausschreibungen fassen sollen, damit keine Aufträge durchrutschen, beschäftigt viele unserer KundInnen.

Aus Sorge, gewinnbringende Ausschreibungen zu versäumen und die Erfolgschance, relevante Bekanntmachungen zu finden, zu steigern, nehmen viele UserInnen den Mehraufwand auf sich, eine große Zahl irrelevanter Treffer zu erhalten, indem sie ihre Suchprofile möglichst weit umfassend einstellen.

Mit diesen und weiteren wertvollen BenutzerInnen- Einblicken arbeiten wir mit Volldampf an der Neugestaltung einer modernen und benutzerfreundlicheren auftrag.at Suche, um den Arbeitsalltag unserer KundInnen und ihren Teilnahmeprozess an Ausschreibungen in Zukunft noch leichter zu gestalten.