Verzweifeln Sie nicht auch, wenn Sie wieder einmal bei der Bedienung einer benutzerunfreundlichen Website oder mobilen App voran kommen? „Wissen die überhaupt, wie ihre BenutzerInnen arbeiten und was sie brauchen?“ – das denken wir uns doch oft in solchen Fällen.
So geht es auch vielen BenutzerInnen von eVergabe-Plattformen in Österreich. Im engen Zeitkorsett der täglichen Arbeit bleibt aber vielen nicht die Zeit, ihre Probleme, ihr Feedback oder Anregungen zur Verbesserung an deren EntwicklerInnen zu kommunizieren.
Raum für Zuhören schaffen
Aber genau diese Informationen – und zwar direkt aus Sicht unserer BenutzerInnen – sind enorm wichtig und das entscheidende Fundament für die Neugestaltung und Verbesserung von auftrag.at, an der wir zurzeit intensiv arbeiten.
Daher haben wir gemeinsam mit einem renommierten Marktforschungsinstitut die auftrag.at-Zukunftswerkstatt ins Leben gerufen. Die Idee: einen Rahmen zu schaffen, der Zeit und Möglichkeit bietet, um in Ruhe zuzuhören und zu erfahren, welchen Nutzen und welche Probleme AuftraggeberInnen und BieterInnen im Umgang mit eVergabe-Plattformen haben.
Wie die auftrag.at-Zukunftswerkstatt in der Praxis funktioniert hat
Pandemiebedingt wurde die auftrag.at-Zukunftswerkstatt in mehreren Online-Sessions jeweils mit TeilnehmerInnen aus der Zielgruppe öffentlicher AuftraggeberInnen und Unternehmen aus der Wirtschaft als potentielle Bieter durchgeführt.
Um hier die Vielfalt des Bereiches der öffentlichen eVergabe in Österreich widerzuspiegeln, wurde bei der Ansprache und Auswahl der TeilnehmerInnen auf einen entsprechenden Mix hinsichtlich
- dem gesetzlichen Status der Auftraggeber – Organisationen auf Bundes-, Landes und Gemeindeebene sowie Sektorenauftraggeber
- unterschiedlicher Branchen und Größe von Unternehmen und Organisationen sowie der
- Nutzungsintensität von eVergabe-Plattformen
geachtet.
Die einzelnen Sessions der Zukunftswerkstatt wurde von zwei Moderatorinnen in Kleingruppen durchgeführt. Dabei wurden die jeweils circa zwei Stunden dauernden Einheiten in unterschiedlichen Arbeitsformen durchgeführt.
Inhaltlich wurde der Schwerpunkt auf Fragen gelegt wie "Welche Probleme treten im Umgang mit eVergabe-Plattformen auf?" oder "Wo gibt es Verbesserungspotential bei Vergabeplattformen im Allgemeinen", aber auch "Wo können Online-Plattformen bei der Durchführung von bzw. der Teilnahme an Ausschreibungen unterstützen?"
Dabei kam es mitunter auch zu interessanten Diskussionen zwischen den TeilnehmerInnen. Bewusst wurde das dafür erstellte Konzept und die benutzten Fragestellungen offen und produktneutral gestaltet, um möglichst realitätsnahe Ergebnisse zu erhalten. Diese wurden anonymisiert zusammengefasst und von uns analysiert.
Die Ergebnisse – unerwartet und doch vertraut
Die Premiere der auftrag.at-Zukunftswerkstatt hat eine Menge an Einblicke und Einsichten gebracht.
Eine freudige Überraschung war die Offenheit, sowie die Menge und Qualität des Feedbacks und der Inputs der TeilnehmerInnen, wo mitunter der Zwei-Stunden-Rahmen der einzelnen Sessions nicht lange genug war.
Auch die positive Resonanz und das hohe Interesse an der Idee und dem Konzept der Ideenwerkstatt selbst bestätigte den Anspruch an eVergabe-Plattformen mehr auf Kundenwünsche zu hören.
Der Wunsch nach mehr Kundenorientierung, nach höherer Usability, nach mehr Zeitersparnis und nach besseren Suchergebnissen für Ausschreibungen waren die am öftesten genannten Verbesserungswünsche. Ziele die wir uns bereits für die Neugestaltung von auftrag.at gesetzt hatten.
Viele Erkenntnisse waren aber auch für uns als langjähriger eVergabe-Anbieter neu oder wurden mit unerwarteter Intensität an uns rückgemeldet. Beispiele sind dafür die ungebrochene Wichtigkeit von E-Mail als Medium für Push-Benachrichtigungen von Treffern bei der Suche nach Ausschreibungen, oder der Wunsch nach mehr begleitenden Services im Bereich der Rechtsberatung von Auftraggebern.
Diese Resultate eröffnen uns Möglichkeiten für komplett neue Funktionen und Geschäftsfelder und helfen uns auf Bereiche zu fokussieren, die unseren KundInnen am meisten Nutzen bringen.
Von der Zukunft in die Gegenwart – vom Feedback zum Feature
Zusammengefasst war die auftrag.at-Zukunftswerkstatt für AuftraggeberInnen und AuftragnehmerInnen ein Riesenerfolg. Die wertvollen Inputs der BenutzerInnen von eVergabe Plattformen hinsichtlich der alltäglichen Anforderungen, Motivationsfaktoren und Probleme waren der Startpunkt für die Ideenfindung und Umsetzung der neuen oder verbesserten Funktionen von auftrag.at. Damit stellen wir bei der Neugestaltung von auftrag.at von Anfang an sicher, dass wir den Blick durch die Kundenbrille nicht vergessen.
Am 18. März 2021 haben wir mit unserer auftrag.at-Startseite eine neue Drehscheibe für unser gesamtes Angebot an eVergabe-Lösungen unter unserer Dachmarke auftrag.at geschaffen und online gestellt.
Diese umfasst lieferanzeiger.at und die auftrag.at Direktvergabe zum Erstellen und Veröffentlichen von öffentlichen Ausschreibungen für Auftraggeber, sowie die auftrag.at-Suche und das auftrag.at-eTendering mit denen Unternehmen öffentliche Aufträge finden und akquirieren können.
Mit der neuen auftrag.at-Startseite gibt es dafür nun einen zentralen Einstiegspunkt mit zusätzlichen Informationen und Services.
Öffentliche Vergabe – keine Einbahn
Das Vergabewesen ist alles andere als eine Einbahn. Der Gesetzgeber, öffentliche AuftraggeberInnen, potenzielle AuftragnehmerInnen und Dienstleister wie Rechtsanwaltskanzleien und verschiedene BeraterInnen: all diese Akteure im Vergabewesen haben zwar unterschiedliche Probleme, aber grundlegend idente Bedürfnisse an eVergabe-Plattformen.
Der Anspruch auf rechtssichere, problemlose und verlässliche Unterstützung bei Erstellung, Abwicklung und Beantwortung von Vergabeverfahren trifft dabei auf den Wunsch nach möglichst einfachem und benutzerfreundlichem Aufbau und Bedienbarkeit. Ergänzende Informationen, Services und Dienstleistungen werden von Anbietern von eVergabe-Lösungen darüber hinaus zusätzlich erwartet.
Bei der Konzeption und Umsetzung der neuen auftrag.at-Startseite haben wir daher zwei Ziele verfolgt. Einerseits wollten wir einen einfachen, einheitlichen und zielgruppengerechten Einstieg in unsere eVergabe-Plattformen schaffen. Andererseits möchten wir unsere BenutzerInnen mit dem auftrag.at-Blog als zweiten Bereich unserer Startseite, mit nützlichen Content versorgen.
Viel Platz für Vergabewissen im auftrag.at-Blog
Mit vergabeservice haben wir im Laufe des letzten Jahres erfolgreich eine Plattform zur Informations- und Wissensbündelung von Inhalten rund um öffentliche Ausschreibungen gemeinsam mit externen KooperationspartnerInnen und AutorInnen entwickelt und betrieben.
Aufgrund des Erfolges mit dieser Plattform haben wir uns entschlossen, mit der vollständigen Integration in den auftrag.at-Blog unserer neuen Startseite diesen hochqualitativen Inhalten ein neues Zuhause und größere Bühne zu geben.
Daher werden mit dem Launch alle Beiträge und das Vergabe-Glossar von vergabeservice im Rahmen des neuen auftrag.at-Blog verfügbar sein. Ergänzt werden diese Inhalte künftig mit Informationen und Hintergrundwissen zu den auftrag.at-eVergabe-Lösungen.
Darüber hinaus haben wir bereits neue, zusätzliche Content-Formate in Konzeption und Planung, mit denen wir den Zugang zu Vergabethemen noch einfacher gestalten wollen.
Ein Blick hinter die Kulissen
Die neue auftrag.at-Startseite wurde dabei auf Basis unseres neuen Corporate Designs umgesetzt. Das moderne Farbleitsystem kennzeichnet zielgruppenspezifische Produkte, Informationen und Bereiche und bietet öffentlichen AuftraggeberInnen und potenziellen AuftragnehmerInnen eine optimale Orientierung auf der Seite.
Das Design der Startseite wurde von unserem internen UX-Experten konzipiert und entworfen. Dieses wurde gemeinsam mit einem externen Umsetzungspartner mit Fokus auf Schnelligkeit, mobile Nutzbarkeit und Barrierefreiheit umgesetzt.
Parallel dazu hat auch der neue auftrag.at-Newsletter ein neues Gesicht bekommen. Damit werden wir alle Vergabe-Interessierten in Zukunft auf Wunsch regelmäßig mit interessanten News und Informationen versorgen.
Alle Inhalte der auftrag.at-Startseite werden im Hintergrund mit Hilfe eines sogenannten Headless Content Management Systems (Headless CMS) erstellt und verwaltet. Damit stellen wir sicher, dass diese Inhalte ganz einfach bei Bedarf in all unseren Vergabelösungen wiederverwendet werden können.
Das ermöglicht uns künftig allen BenutzerInnen unserer eVergabe-Lösungen weiterführende Informationen und Hilfetexte jederzeit direkt bei jedem Arbeitsschritt zur Verfügung zu stellen.
Der Weg ist nicht zu Ende
Die neue auftrag.at-Startseite ist nur der Anfang. Wir arbeiten bereits an weiteren Verbesserungen, um die Erstellung von Ausschreibungen und deren Veröffentlichung für AuftraggeberInnen zu erleichtern.
Auch an der Optimierung der Suche nach passenden Ausschreibungen wird intensiv gearbeitet, um Ihnen dabei zu helfen, weiterhin keine wichtigen Ausschreibungen zu verpassen.
Zudem arbeiten wir bereits an neuen Inhaltsformaten für unser auftrag.at-Blog.
Viele Gründe also, weshalb es sich lohnt, immer wieder mal auf unserer Seite vorbeizuschauen!