Bekanntmachungen in einem Vergabeverfahren

Bei einer Bekanntmachung handelt es sich um eine Veröffentlichung von Informationen zu einer Ausschreibung. Eine Bekanntmachung in Bekanntmachungsmedien dient der Publizität und somit der Transparenz und Gleichbehandlung des Bieterkreises. Grundsätzlich unterscheidet man mehrere Arten von Bekanntmachungen:

Vorinformation
Die Vorinformation enthält erste Informationen über die – im Zeitraum eines Jahres – von einem öffentlichen Auftraggeber geplanten Aufträge. Sie soll den potenziellen Bietern einen ersten Überblick über die Marktsituation geben.
Bekanntmachung einer Ausschreibung
Die Ausschreibungsbekanntmachung beinhaltet Mindestangaben zur Ausschreibung.
Freiwillige Bekanntmachung bei Verfahren ohne vorherige Bekanntmachung
Bekanntgabe
Die Bekanntmachung vergebener Aufträge bzw. die Bekanntgabe, wie sie in Österreich genannt wird, dient der Information, welcher Bieter den Zuschlag für den ausgeschriebenen Auftrag erhalten hat (nähere Informationen zur Bekanntgabe im Beitrag "Bekanntgaben im Ober- und Unterschwellenbereich").

Hinweis: Während ein Oberschwellenauftrag europa- und österreichweit zu veröffentlichen ist, ist ein Unterschwellenauftrag nur national bekanntzumachen.

Europaweite Bekanntmachung

Für die unionsweite Bekanntmachung im Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union (Amtsblatt S oder ABl. S) hat der Auftraggeber Standardformulare zu verwenden. Die ausgefüllten Standardformulare werden dem Amt für Veröffentlichung elektronisch übermittelt. Der Auftraggeber kann dazu entweder die Formulare direkt auf der Homepage für Informationen über das öffentliche Auftragswesen in Europa (kurz SIMAP) ausfüllen oder er bedient sich einer als eSender anerkannten eVergabe-Plattform (wie z.B. lieferanzeiger.at), über die das Standardformular ausgefüllt wird. Die eVergabe-Plattform übernimmt sowohl die elektronische Übermittlung der Bekanntmachung an das Amt für Veröffentlichungen als auch die fristgemäße Bereitstellung aller Informationen in Österreich. Die Bekanntmachungen werden nach ihrem Eingang beim Amt für Veröffentlichungen innerhalb von fünf Tagen über die „Tenders Electronic Daily“ (TED) -Website (Online-Version des Amtsblatts der EU – Amtsblatt S) veröffentlicht.

Bekanntmachung in Österreich

Im Gegensatz zur unionsweiten Bekanntmachung, gab es in Österreich kein standardisiertes Format für die nationale Bekanntmachung im Unterschwellenbereich. Die Vorgaben für die nationale Bekanntmachung wurden allerdings mit 1. März 2019 geändert. Anstelle einer wie bisher erforderlichen Bekanntmachung eines Vergabeverfahrens in unterschiedlichen Publikationsmedien, erfolgt die nationale Bekanntmachung nunmehr gemäß dem Open Government Data-Modell in Form von offenen Datensätzen in dezentralen Datenkatalogen. Die nationale Bekanntmachung erfolgt durch die Bereitstellung der sogenannten Metadaten der Kerndaten von Vergabeverfahren auf data.gv.at durch den Auftraggeber. Metadaten beinhalten einen Link zum Ort, an dem Kerndaten bereitgestellt wurden. Kerndaten stellen die relevantesten Informationen wie z.B. Name des Auftraggebers, Auftragsart, Auftragsgegenstand etc. eines Vergabeverfahren dar. Zur Bereitstellung der Kerndaten kann sich der Auftraggeber einer eVergabe-Plattform bedienen, die die Verfügbarkeit der Metadaten (URL) und das richtige Format der maschinenlesbaren Kerndaten sicherstellt. Nimmt der Auftraggeber die Veröffentlichungen selbst vor, so muss er Metadaten auf data.gv.at bereitstellen und die Kerndaten auf einer Kerndatenquelle zur Verfügung stellen. Während die Metadaten über das Unternehmensserviceportal eingegeben werden können, liegt die Bereitstellung der Kerndaten auf seiner Kerndatenquelle im Bereich des Auftraggebers.

Eine Besonderheit besteht für Bekanntmachungen von Vergaben im Bereich Verteidigung und Sicherheit. Demnach sind Bekanntmachungen, die Leistungsvergaben im Vollziehungsbereich des Bundes betreffen, nach der Publikationsmedienverordnung Verteidigung und Sicherheit 2019 jedenfalls in der Online-Ausgabe des Amtlichen Lieferungsanzeigers zu veröffentlichen. Bekanntmachungen sind der Wiener Zeitung GmbH über lieferanzeiger.at zu übermitteln und erscheinen sowohl online als auch in der Printausgabe des „Amtsblattes zur Wiener Zeitung“. Die Wiener Zeitung GmbH hält die Online-Ausgabe des Amtlichen Lieferungsanzeigers in strukturierter Form zur Abfrage bereit.

Ein Vergabeverfahren hat in der Regel den Abschluss eines privatrechtlichen Vertrages zwischen öffentlichen Auftraggebern und Unternehmern zum Ziel. Das Verfahren kann jedoch bei Vorliegen bestimmter Gründe frühzeitig von Auftraggebern abgebrochen werden und mit einem Widerruf enden. Mangels Zuschlagserteilung kommt es in diesen Fällen zu keinem Vertragsschluss und somit auch zu keiner Auftragserteilung.

Möchten Auftraggeber Verfahren widerrufen, so haben sie in der Regel – ähnlich der zweistufigen Struktur des Zuschlagsverfahrens – zunächst eine Widerrufsentscheidung zu treffen, bevor sie den endgültigen Widerruf erklären. In der Widerrufsentscheidung haben sie den Bietern die Gründe des beabsichtigen Widerrufs sowie das Ende der Stillhaltefrist bekanntzugeben. Nach Mitteilung bzw. Bekanntmachung der Widerrufsentscheidung dürfen allfällige eingelangte Angebote nicht mehr geöffnet werden.
Wer über den beabsichtigten Widerruf informiert werden muss, hängt vom Zeitpunkt und Grund der Widerrufsentscheidung ab:

Widerrufsentscheidung vor Ablauf der Angebotsfrist

Wenn der Widerruf zwingend ist

Auftraggeber sind zum Widerruf des Verfahrens verpflichtet, wenn Umstände bekannt werden, die – wären sie schon vor der Einleitung des Verfahrens bekannt gewesen – eine Ausschreibung ausgeschlossen oder zu einer inhaltlich wesentlich anderen Ausschreibung geführt hätten. Auftraggeber müssen die Widerrufsentscheidung in derselben Art bekannt machen, wie die ursprüngliche Bekanntmachung des Verfahrens. Darüber hinaus ist der beabsichtigte Widerruf den Bewerbern, den Unternehmern, die eine Interessenbestätigung übermittelt haben und sowie den Bietern mitzuteilen. Nach Ablauf der Teilnahmeantragsfrist in einem nicht offenen Verfahren oder einem Verhandlungsverfahren müssen Auftraggeber die Widerrufsentscheidung nur den im Verfahren verbliebenen Unternehmern mitteilen, eine Bekanntmachung ist nicht erforderlich.

Wenn der Widerruf fakultativ ist

Auftraggeber können das Verfahren widerrufen, wenn sachliche Gründe dafür vorliegen. Der Spielraum für Auftraggeber ist dabei vergleichsweise groß, sie dürfen jedoch nicht willkürlich handeln. Nach der verwaltungsgerichtlichen Rechtsprechung ist ein Widerruf des Verfahrens z.B. in folgenden Situationen sachlich gerechtfertigt: die angebotenen Preise sind im Hinblick auf die Marktlage unangemessen (LVwG Oberösterreich 16.10.2017, LVwG-840127/40/KLi), unklare Ausschreibungsunterlagen sollen in einer neuerlichen Ausschreibung abgeändert werden (BVwG 24.1.2017, W134 2141459-1), es wurde ein zu großes Auftragsvolumen ausgeschrieben (BVwG 24.07.2020, W131 2230662-1).

Widerrufsentscheidung nach Ablauf der Angebotsfrist

Wenn der Widerruf zwingend ist

Auftraggeber müssen das Vergabeverfahren in den folgenden Fällen widerrufen und ihre Absicht – sofern erforderlich – den angeführten Unternehmern mitteilen:

Es werden Umstände bekannt, die – wären sie schon vor Einleitung des Vergabeverfahrens bekannt gewesen – eine Ausschreibung ausgeschlossen oder zu einer inhaltlich wesentlich anderen Ausschreibung geführt hätten: Die Mitteilung der Widerrufsentscheidung ist allen Bietern zu übermitteln.
Es ist kein Angebot eingelangt: Die Mitteilungspflicht der Widerrufsentscheidung entfällt. Der Widerruf kann sofort ohne Einhaltung einer Stillhaltefrist erklärt werden.
Nach dem Ausscheiden von Angeboten verbleibt kein Angebot im Vergabeverfahren: Die Mitteilung der Widerrufsentscheidung ist allen Bietern zu übermitteln, deren Angebote noch nicht rechtskräftig ausgeschieden wurden.

Wenn der Widerruf fakultativ ist

Auftraggeber können das Vergabeverfahren in den folgenden Fällen widerrufen. Ihre Widerrufsabsichten müssen sie – sofern erforderlich – den angeführten Unternehmern mitteilen:

Es ist nur ein Angebot eingelangt: Die Mitteilung der Widerrufsentscheidung ist diesem Bieter zu übermitteln.
Nach dem Ausscheiden von Angeboten verbleibt nur ein Angebot im Vergabeverfahren: Die Mitteilung der Widerrufsentscheidung ist diesem Bieter und allen anderen Bietern zu übermitteln, deren Angebote noch nicht rechtskräftig ausgeschieden wurden.
Für den Widerruf bestehen sachliche Gründe: Die Mitteilung der Widerrufsentscheidung ist allen im Verfahren verbliebenen Bietern zu übermitteln.

Stillhaltefrist und Widerrufserklärung

An die Widerrufsentscheidung schließt eine 10-tägige (bei elektronischer Übermittlung) oder 15-tägige (bei postalischer Übermittlung) Stillhaltefrist an, innerhalb welcher der Widerruf bei sonstiger Unwirksamkeit nicht erklärt werden darf. Darüber hinaus darf vor Ablauf der Stillhaltefrist kein neues Vergabeverfahren über den gleichen Auftragsgegenstand eingeleitet werden, soweit dies nicht aus äußerst dringlichen und zwingenden Gründen erforderlich ist.
Nach Ablauf der Stillhaltefrist haben Auftraggeber die Widerrufserklärung in derselben Art wie die Widerrufsentscheidung mitzuteilen. Sofern dies nicht möglich ist, haben Auftraggeber die Widerrufserklärung bekannt zu machen. Auftraggeber haben den Zeitpunkt der Widerrufserklärung zu dokumentieren.
Im Unterschwellenbereich können Auftraggeber den Widerruf auch ohne vorhergehende Widerrufsentscheidung erklären und das Vergabeverfahren ohne Abwarten der Stillhaltefrist endgültig beenden. Dies ist – im Gegensatz zum Oberschwellenbereich – nicht auf Situationen beschränkt, wenn kein Angebot eingelangt oder keine Bieter im Verfahren verblieben sind. Auftraggeber haben die im Vergabeverfahren verbliebenen Bieter jedoch unverzüglich zu verständigen oder die Widerrufserklärung bekanntzumachen.
Zu einem Widerruf eines Verfahrens kann es auch kommen, wenn ein Verwaltungsgericht feststellt, dass ein öffentlicher Auftraggeber nach erheblicher Überschreitung der Zuschlagsfrist und entgegen dem Ersuchen eines Bieters um Fortführung des Verfahrens ein Vergabeverfahren weder durch eine Widerrufserklärung oder Zuschlagserteilung beendet, noch das Verfahren in angemessener Weise fortgeführt hat. Wird eine derartige Feststellung rechtskräftig, gilt die Widerrufserklärung.

Auftraggeber müssen bis spätestens 10.02.2021 eine statistische Aufstellung über die 2020 vergebenen Aufträge erstellen und den zuständigen Stellen übermitteln. Worauf Sie dabei achten müssen.

Wer ist Adressat der statistischen Meldepflicht?

Die statistische Verpflichtung trifft sämtliche öffentlichen Auftraggeber und Sektorenauftraggeber (§ 360 BVergG).

Auftraggeber im Vollzugsbereich des Bundes haben die Aufstellung dem BMVRDJ zu übermitteln, jene im Vollzugsbereich der Länder der jeweiligen Landesregierung. Die Landesregierungen haben weiters bis spätestens 01.04. jedes Jahres eine aggregierte Darstellung der ihnen übermittelten Informationen betreffend die statistische Meldepflicht dem BMVRDJ zuzusenden.

Was muss gemeldet werden?

Der Inhalt der statistischen Aufstellung richtet sich nach § 360 Abs 5 BVergG. Allerdings sind auch die zusätzlichen Informationserfordernisse gemäß den Anforderungen des BMVRDJ zu beachten (derzeit aktuell das Rundschreiben 2019).

Die statistische Aufstellung hat konkret folgende Angaben zu enthalten:

Anzahl der Verfahren im OSB und der Unternehmer, die in diesen Verfahren Angebote abgegeben haben und die Anzahl der an diesen Verfahren beteiligten KMUs,
Anzahl der KMUs, die in Verfahren im OSB den Zuschlag erhalten haben,
Gesamtwert aller in den Anwendungsbereich fallenden Aufträge im USB exkl. USt (gemäß dem Rundschreiben 2019 ist der Wert sämtlicher Direktvergaben unabhängig vom Auftragswert einzubeziehen); bei Berechnung durch eine stichprobenartige Schätzung ist zudem die Schätzmethode offenzulegen.

Bei der statistischen Erfassung haben Auftraggeber auch folgende Umstände zu beachten:

Bei Rahmenvereinbarungen ist lediglich der Abschluss der Rahmenvereinbarung zu melden und nicht – auch – die getätigten Abrufe,
bei Dauerschuldverhältnissen ist der Auftragswert (exkl. USt) der gesamten Vertragsdauer anzusetzen (allenfalls unter Heranziehung der Regelungen zur Auftragswertberechnung),
maßgeblich für die Zuordnung eines Auftrags zu einer Meldeperiode ist die Zuschlagserteilung.

Im Rundschreiben 2019 finden sich auch Anforderungen an die Gliederung der Aufstellung und besondere Bestimmungen zu Beschaffungen der BBG. Wir empfehlen Ihnen daher, bei der Erhebung der statistischen Daten auch einen Blick in dieses Rundschreiben zu werfen.

1. Die neue Rechtslage und ihre Auswirkungen auf Vergabeverfahren

Mit Beschluss vom Freitag, 20.03.2020, hat der Nationalrat ein Gesetz über "Begleitmaßnahmen zu COVID-19 im Verwaltungsverfahren, im Verfahren der Verwaltungsgerichte sowie im Verfahren des Verwaltungsgerichtshofes und des Verfassungsgerichtshofes" beschlossen. Gemäß § 1 Abs 1 dieses Gesetzes werden in anhängigen behördlichen Verfahren der Verwaltungsbehörden, auf die die Verwaltungsverfahrensgesetze anzuwenden sind, alle Fristen, deren fristauslösendes Ereignis in die Zeit nach Inkrafttreten dieses Bundesgesetzes (BGBl I 16/2020 trat am 22.03.2020 in Kraft) fällt, sowie Fristen, die bis zum Inkrafttreten dieses Gesetzes noch nicht abgelaufen sind, bis zum Ablauf des 30.04.2020 unterbrochen. Sie beginnen mit 01.05.2020 neu zu laufen. Diese Bestimmung ist gemäß § 6 Abs 1 COVID-Fristengesetz auch auf das Verfahren der Verwaltungsgerichte anzuwenden, wenn auf das jeweilige Verfahren zumindest auch das AVG anzuwenden ist. Damit sind auch Nachprüfungs- und Feststellungsverfahren vor den Verwaltungsgerichten von dieser Regelung erfasst. Immerhin haben die Verwaltungsgerichte in diesen Verfahren gemäß § 17 VwGVG subsidiär das AVG anzuwenden.

Was bedeutet die neue Fristenregelung daher für Vergabeverfahren?

Anwendung nur auf Verfahrensfristen, nicht auf vom Auftraggeber festgelegte Fristen
Zunächst ist festzuhalten, dass die gesetzliche Anordnung nur für behördliche und verwaltungsgerichtliche Verfahren gilt. Damit findet die gesetzliche Regelung Anwendung auf sämtliche "Anfechtungsfristen" des BVergG 2018 (sowie der jeweiligen Vergabe-Nachprüfungsgesetze der Länder), also die Fristen zur Einbringung von Nachprüfungs- und Feststellungsanträgen sowie von Anträgen auf Erlassung einer einstweiligen Verfügung (vgl §§ 343 und 354 Abs 2 sowie § 350 Abs 3 BVergG 2018).
Keine Anwendung findet die Regelung jedoch auf Fristen, die vom (öffentlichen) Auftraggeber festgesetzt werden. Nicht erfasst sind damit insbesondere Teilnahmeantrags- und Angebotsfristen, aber auch allfällige vom Auftraggeber gesetzte Fristen zur Nachreichung von Unterlagen oder Aufklärung von Unklarheiten. Ebenfalls nicht betroffen von der gesetzlichen Anordnung ist auch die Zuschlagsfrist (vgl § 131 sowie § 297 BVergG 2018); wünscht der Auftraggeber eine über die festgelegte Zuschlagsfrist hinausgehende Bindung der Bieter an ihre Angebote, hat er sie um Erstreckung dieser Bindungswirkung zu ersuchen.
Tatsächlich wirksame Anfechtung von Zuschlagsentscheidungen nur innerhalb der Stillhaltefrist
Besonders hervorzuheben ist, dass die gesetzliche Regelung nicht auf die Stillhaltefrist anwendbar ist, eine Stillhaltefrist kann daher in dem betreffenden Zeitraum sehr wohl enden. Dies ist insofern bedeutsam, als sohin nach Bekanntgabe einer Zuschlagsentscheidung zwar die Anfechtungsfrist unterbrochen ist, nicht aber die Stillhaltefrist. Daher kann nach Ablauf der Stillhaltefrist und während der noch laufenden (weil unterbrochenen) Anfechtungsfrist der Zuschlag erteilt werden. Faktisch bleibt es somit dabei, dass Zuschlagsentscheidungen innerhalb von 10 Tagen (bzw 15 Tagen bei Übermittlung auf dem Postweg) ab Übermittlung angefochten werden müssen, wenn die Zuschlagserteilung an den für den Zuschlag in Aussicht genommenen Bieter verhindert werden soll.
Wegfall der Präklusionswirkung
Ein weiterer Umstand macht überdies deutlich, dass die Regelungen des COVID-Fristengesetzes nicht auf vergaberechtliche Besonderheiten Bedacht nehmen. Die Unterbrechungswirkung bezüglich der Anfechtungsfristen bewirkt im Vergabeverfahren nämlich, dass keine Präklusionswirkung mehr eintreten kann. Üblicherweise müssen etwa Ausschreibungsunterlagen innerhalb der vergabegesetzlich festgelegten Frist angefochten werden, widrigenfalls sie bestandsfest werden und allfällige Rechtswidrigkeiten zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr geltend gemacht werden können. Nunmehr jedoch, wenn die Frist zur Anfechtung der Ausschreibungsunterlagen nicht endet, kann die Ausschreibungsunterlage – ebenso wie sämtliche andere dazwischenliegenden gesondert und nicht gesondert anfechtbaren Entscheidungen – noch mit der Anfechtung der Zuschlagsentscheidung gemeinsam bekämpft werden. Dadurch geht insbesondere für öffentliche Auftraggeber, aber auch für die am Verfahren teilnehmenden (anderen) Bieter, die bislang gewohnte Rechtssicherheit in erheblichem Ausmaß verloren.

2. Handlungsempfehlungen…

2.1. … für (öffentliche) Auftraggeber

Die für (öffentliche) Auftraggeber wohl bedeutsamste Konsequenz der neuen Fristenregelung ist im Wegfall der Präklusionswirkung gelegen. Anders als gewohnt können sich Auftraggeber nun nicht mehr darauf verlassen, dass Ausschreibungsunterlagen, die nicht innerhalb der vergabegesetzlich vorgesehenen Frist angefochten werden, ungeachtet allfälliger Rechtswidrigkeiten "bestandsfest" geworden sind.

Um nachteilige, insbesondere zeitverzögernde Folgen der neuen Fristenregelungen möglichst hintanzuhalten, ist Auftraggebern anzuraten, Vergabeverfahren möglichst rasch durchzubringen, da sich ohnehin erst am Ende zeigen kann, ob das Verfahren hält oder nicht und gegebenenfalls neu durchgeführt werden muss.
Der Durchführung von offenen Verfahren ist gegenüber zweistufigen Verfahren – soweit dies aufgrund des konkreten Beschaffungsvorhabens möglich ist – der Vorzug zu geben. Dies insbesondere deshalb, da im offenen Verfahren deutlich weniger gesondert anfechtbare Entscheidungen, die Gelegenheit für (spätere) Anfechtung geben, anfallen. Auch die kürzere Dauer von offenen Verfahren gegenüber zweistufigen Verfahren erweist sich nunmehr als entscheidender Vorteil.
Weiters sollten Auftraggeber darauf Bedacht nehmen, dass die bislang gewohnte Vorgehensweise des "Abwartens" einer Anfechtungsfrist nicht mehr zielführend ist und daher etwa Ausscheidensentscheidungen zeitgleich mit der Zuschlagsentscheidung bekannt gegeben werden sollten. Ausscheidensentscheidungen können nach der neuen Fristenregelung ohnehin nicht rechtskräftig werden, weshalb die Zuschlagsentscheidung jedenfalls auch jenen Bietern bekannt gegeben werden muss, die bereits eine Ausscheidensentscheidung erhalten haben. Ebenso bringt es auch keinen Mehrwert, nach allfälligen "sonstigen Festlegungen während der Angebotsfrist" eine "Stillhaltefrist" zu wahren, da auch insofern keine Bestandskraft eintreten kann.

2.2. … für Bieter

Bieter sind insbesondere darauf aufmerksam zu machen, dass die Unterbrechung der Anfechtungsfrist betreffend die Zuschlagsentscheidung faktisch nicht dazu führen muss, dass die Zuschlagsentscheidung über die vergabegesetzlich festgelegte Frist hinaus angefochten werden kann. Wenn nämlich der Auftraggeber nach Ablauf der Stillhaltefrist den Zuschlag erteilt (was weiterhin rechtmäßig ist – und nebenbei bemerkt auch sein muss, sonst wäre es mit der neuen Rechtslage nicht mehr möglich, ein Vergabeverfahren rechtskonform zu Ende zu führen), ist ein dagegen erhobener Nachprüfungsantrag – obwohl rechtzeitig – unzulässig, da eben schon der Zuschlag erteilt wurde. Allenfalls könnte überlegt werden, ob ein solcher Nachprüfungsantrag in einen Feststellungsantrag "umgedeutet" werden kann bzw die Stellung eines Feststellungsantrags noch möglich ist. Dagegen spräche wohl der Wortlaut des § 354 Abs 3 BVergG 2018, wonach ein Feststellungsantrag unzulässig ist, sofern der behauptete Verstoß im Rahmen eines Nachprüfungsantrags hätte geltend gemacht werden können. Umgekehrt könnte man im Wege einer rechtsschutzfreundlichen Interpretation der maßgeblichen Rechtslage sehr wohl auch zu dem Ergebnis gelangen, dass das Ausschöpfen gesetzlich eingeräumter Anfechtungsfristen nicht zur Unzulässigkeit des Feststellungsantrags führen darf. (Rechts-) Sicherheit gibt es aber auch in dieser Hinsicht keine mehr.

3. Disclaimer

Dieser Beitrag stellt lediglich eine allgemeine Information dar und ersetzt keine Rechtsberatung. Die Haslinger / Nagele Rechtsanwälte GmbH übernimmt keinerlei Haftung für Inhalt und Richtigkeit dieses Beitrages.

Hinweis: Auftraggeber aufgepasst: Trickbetrüger ermitteln aus Bekanntmachungen vergebener Aufträge den Auftragnehmer und versenden in dessen Namen gefälschte Rechnungen.

Die Betrüger durchforsten offenkundig die veröffentlichten Bekanntmachungen vergebener Aufträge und schreiben gezielt Auftraggeber an. Sie geben sich dabei als die in den Bekanntmachungen genannten Zuschlagsempfänger aus und versenden die betrügerischen E-Mails mit gefälschten Rechnungen von vermeintlichen Emailadressen des Auftragnehmers. Die Rechnungen (als pdf im Anhang) wirken auf den ersten Blick echt, weil die Trickbetrüger sowohl die Firmenbezeichnung als auch das Logo des Auftragnehmers einfügen. Eine angeblich erbrachte Leistung steht in der Betreffzeile. Im Text wird zur Zahlung der angeforderten Rechnung und Übermittlung einer Zahlungsbestätigung der in Kopie beiliegenden Rechnung aufgefordert.

Bereits mehrere Auftraggeber wurden mit solchen Betrugsemails konfrontiert, die in etwa so lauten:

„Guten Tag, Eine Kopie der angeforderten Rechnung ist beigefügt. Bitte leisten sie die Zahlung und senden sie eine Zahlungsbestätigung.

Hochachtungsvoll
Buchhaltungsleiter Bei (Name des angeblichen Auftragnehmers)“

Seien Sie als Auftraggeber gewarnt und melden Sie diese Vorgänge in Ihrer Organisation, damit auch Ihre Mitarbeiter sensibilisiert werden.

Bekanntgaben sind eine Art der Bekanntmachungen (nähere Informationen zur Bekanntmachung im Beitrag "Bekanntmachungen in einem Vergabeverfahren"). Die Bekanntgabe ist eine nach Ende des Vergabeverfahrens durch den Auftraggeber erfolgte Meldung über bereits vergebene Aufträge, abgeschlossene Rahmenvereinbarungen oder Ideenwettbewerbe. Bekanntgaben bezwecken, alle potenziellen Bieter über die wesentlichen Inhalte des Auftrags zu unterrichten und dienen der Transparenz sowie der Gleichbehandlung.

Es bestehen unterschiedliche Bestimmungen je nachdem, ob die Bekanntgabe durch einen Auftraggeber im Vollzugsbereich des Bundes oder der Länder und im Ober- oder Unterschwellenbereich erfolgen soll.

Bekanntgaben im Oberschwellenbereich

Europaweite Bekanntgaben
Der Auftraggeber hat grundsätzlich nach Durchführung eines Vergabeverfahrens jeden bereits vergebenen Auftrag, jede abgeschlossene Rahmenvereinbarung oder abgeschlossenen Ideenwettbewerb auf Unionsebene bekannt zu geben. Aufträge, die aufgrund von Rahmenvereinbarungen vergeben wurden, sind (im Gegensatz zum Abschluss der Rahmenvereinbarung selbst) nicht unionsweit, sondern in der Regel nur in Österreich bekanntzugeben. Für die Bekanntmachung vergebener Aufträge oder eben die Bekanntgabe, wie sie in Österreich genannt wird, hat der Auftraggeber ein Standardformular des europäischen Amtes für Veröffentlichungen zu verwenden. Die Bekanntgabe ist dem Amt für Veröffentlichungen spätestens 30 Tage nach Zuschlagserteilung bzw. nach Abschluss der Rahmenvereinbarung oder Abschluss des Ideenwettbewerbes zu übermitteln. Im Zuge der Abwicklung des Vergabeverfahrens über eine eVergabe-Plattform kann die unionsweite Bekanntgabe über diese durchgeführt werden.
Bekanntgaben in Österreich
Der Auftraggeber hat auch auf nationaler Ebene nach Durchführung eines Vergabeverfahrens jeden vergebenen Auftrag, jede abgeschlossene Rahmenvereinbarung oder abgeschlossenen Ideenwettbewerb bekannt zu geben. Aufträge, die aufgrund von Rahmenvereinbarungen vergeben wurden und deren Auftragswert EUR 50.000,- nicht erreicht, sind nicht bekanntzugeben.

Seit 1. März 2019 erfolgen Bekanntgaben im Open Government Data-Modell. Dabei veröffentlichen Auftraggeber die Bekanntgaben, indem sie die Metadaten der Kerndaten von Vergabeverfahren auf data.gv.at (als öffentlich zugänglichen Datenkatalog) bereitstellen. Metadaten beinhalten den Verweis (eine URL) auf den Ort, an dem die Ausschreibungen zu finden sind. Kerndaten sind die innerhalb einer Ausschreibung bereitgestellten Daten, die allgemeine Informationen über die Ausschreibung enthalten (wie z.B. wer ist der Auftraggeber; welches Verfahren wird angewendet; was ist der Gegenstand der Ausschreibung etc.). Zur Bereitstellung der Kerndaten kann sich der Auftraggeber einer eVergabe-Plattform bedienen, die die Verfügbarkeit der Metadaten (insb. der Kerndatenquelle) und das richtige Format der maschinenlesbaren Kerndaten sicherstellt. Nimmt der Auftraggeber die Veröffentlichung selbst vor, so muss er Metadaten auf data.gv.at bereitstellen und die Kerndaten auf einer Kerndatenquelle zur Verfügung stellen. Während die Metadaten über das Unternehmensserviceportal eingegeben werden können, liegt die Bereitstellung der Kerndaten auf seiner Kerndatenquelle im Bereich des Auftraggebers.

Bekanntgaben im Unterschwellenbereich

Im Unterschwellenbereich müssen Auftraggeber im Vollziehungsbereich des Bundes Bekanntgaben im OGD-Modell bereitstellen. Keine Bekanntgabepflicht besteht in Vergabeverfahren, deren Auftragswert unter EUR 50.000,- liegt. Auftraggeber im Vollziehungsbereich der Länder müssen keine Bekanntgabe bereitstellen. Für den Ablauf der Bereitstellung der Daten gelten dieselben Regeln wie im Oberschwellenbereich.

Bekanntgabepflichten bei nachträglichen Vertragsänderungen

Nach Durchführung eines Vergabeverfahrens können abgeschlossene Verträge während ihrer Laufzeit geändert werden. Man unterscheidet hier zwischen wesentlichen und unwesentlichen Vertragsänderungen. Nur bei Vorliegen von wesentlichen Vertragsänderungen (wie z.B. bei einer erheblichen Auftragserweiterung) muss der Auftraggeber ein neues Vergabeverfahren durchführen. Bei unwesentlichen Vertragsänderungen hat keine Neuausschreibung zu erfolgen.

Aus Gründen der Transparenz treffen den Auftraggeber aber bei bestimmten unwesentlichen Vertragsänderungen nur im Oberschwellenbereich Bekanntgabepflichten. Eine Bekanntgabe hat dann zu erfolgen, wenn zusätzliche Leistungen aufgrund unvorhersehbarer Umstände erforderlich geworden sind oder der Auftraggeber weitere zusätzliche Leistungen benötigt und ein Wechsel des Auftragnehmers aus wirtschaftlichen oder technischen Gründen nicht möglich ist.

Die Bekanntgabe hat neben den allgemeinen Informationen wie Name des Auftraggebers, Name des Auftragnehmers oder den CPV-Code insbesondere Angaben zur Art der geänderten oder zusätzlichen Leistungen sowie die Gründe für die Notwendigkeit der zusätzlichen bzw. geänderten Leistungen zu enthalten.

Hinweis: Eine Verletzung der Bekanntgabepflicht stellt eine Verwaltungsübertretung dar und kann unter Umständen eine Geldstrafe bis zu EUR 50.000,- nach sich ziehen.

Statistische Meldungen

Von Bekanntgaben (Bekanntmachungen vergebener Aufträge) sind die statistischen Meldepflichten und die Meldepflichten bei Bauaufträgen von öffentlichen Auftraggebern zu unterscheiden:
Bei der statistischen Meldung handelt es sich um eine jährliche Verpflichtung (immer spätestens bis 10. Februar) von öffentlichen Auftraggebern: Dem Bundeskanzleramt bzw. im Vollzugsbereich des Landes der Landesregierung sind alle Verfahren im Oberschwellenbereich (inklusive der Anzahl an KMU, die beauftragt wurden) sowie der Gesamtwert aller Aufträge und Wettbewerbe des Vorjahres im Unterschwellenbereich (inklusive Direktvergaben) zu melden.

Die Meldepflichten bei Bauaufträgen betreffen vergebene Bauaufträge mit einer Auftragssumme von mehr als EUR 100.000, – (Gesamtpreis inklusive USt). Öffentliche Auftraggeber haben diesfalls gesetzlich vorgegebene Informationen (Auftragnehmer, Kurzbeschreibung zum Auftragsgegenstand und Auftragssumme, bestimmte Informationen zu Subunternehmern etc.) mittels Webanwendung in die Baustellendatenbank der Bauarbeiter-Urlaubs- und Abfertigungskasse einzutragen.

Ein Auftraggeber hat einige gute Angebote in einem Vergabeverfahren erhalten. Nach reichlichen Überlegungen und vielschichtigen Prüfungen dieser, hat sich der Auftraggeber für ein bestimmtes Unternehmen entschieden, das den Zuschlag erhalten soll. Wie geht es nun weiter?

Die Zuschlagsentscheidung

Bevor der Auftraggeber dem erfolgreichen Bieter den Zuschlag erteilen kann, muss er zuvor eine Absichtserklärung bekunden, an welchen bestimmten Bieter der Zuschlag erfolgen soll. Diese Absichtserklärung nennt man Zuschlagsentscheidung. Die Zuschlagsentscheidung bewirkt keine Auftragsvergabe und es kommt noch kein Vertrag zwischen dem Auftraggeber und Bieter zustande. Die Zuschlagsentscheidung ist allen noch verbliebenen Bietern des Verfahrens mitzuteilen.

Hinweis: Wurden die Angebote von Bietern ausgeschieden, gelten die Bieter so lange als „verblieben“ (und ist ihnen somit die Zuschlagsentscheidung bekannt zu geben), bis das Ausscheiden rechtskräftig ist (also die Anfechtungsfrist abgelaufen ist oder das Vergabekontrollgericht entschieden hat).

Im Zuge der Mitteilung der Zuschlagsentscheidung sind den nicht erfolgreichen Bietern die Gründe für die Ablehnung ihrer Angebote zu nennen. Des Weiteren sind in dieser Mitteilung auch die Gründe für die Wahl des erfolgreichen Angebotes bekannt zu geben, das sind im Speziellen der Gesamtpreis, Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebotes. Der Auftraggeber ist nicht verpflichtet, die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebotes in jedem einzelnen Detail darzulegen. Die Begründung muss so hinreichend bestimmt sein, dass es dem Bieter auch ohne Kenntnis zusätzlicher, detaillierter Begründungselemente möglich ist, gegen die Zuschlagsentscheidung einen begründeten Nachprüfungsantrag einzubringen. Unzureichend wäre etwa bloß die Bekanntgabe der vergebenen Punkte für das erfolgreiche Angebot. Vielmehr muss die Zuschlagsentscheidung grundsätzlich eine schriftliche verbale Begründung in Form einer Gegenüberstellung der Bewertung des erfolgreichen und des auszuscheidenden Angebotes beinhalten.

Wurde die Zuschlagsentscheidung mitgeteilt, beginnt die Stillhaltefrist zu laufen. Innerhalb der Stillhaltefrist darf der Auftraggeber dem erfolgreichen Bieter den Zuschlag nicht erteilen, weil dieser Zuschlag ansonsten absolut nichtig wäre. Die Stillhaltefrist beträgt 10 Tage, wenn die Zuschlagsentscheidung auf elektronischem Weg übermittelt wurde. Wenn sie auf dem brieflichen Weg zugestellt wurde, beträgt sie 15 Tage. Der Sinn hinter der Stillhaltefrist ist, dass unterlegene Bieter die Zuschlagsentscheidung einer Prüfung durch eine Vergabekontrollinstanz unterziehen lassen können, bevor schlussendlich ein Vertrag zustande kommt.

Die Zuschlagserteilung

Wurde die Zuschlagsentscheidung bekannt gegeben und ist die Stillhaltefrist abgelaufen, kann mittels Zuschlagserteilung der zivilrechtliche Vertrag – mit all seinen Rechtsfolgen – zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer abgeschlossen werden.

Das Vertragsverhältnis kommt in dem Zeitpunkt zustande, in dem der Bieter die schriftliche Verständigung von der Annahme seines Angebotes erhält. Es bedarf daher grundsätzlich keiner gesonderten Vertragsunterzeichnung oder sonstigen Willenserklärung (z.B. Gegenschlussbrief des Bestbieters). Die Verständigung von der Annahme des Angebotes wird Zuschlagserteilung genannt. Sie muss nach dem Ablauf der Stillhaltefrist und während der Zuschlagsfrist übermittelt werden. Die Zuschlagsfrist ist jene Zeitspanne, die maximal zwischen dem Ende der Angebotsfrist und der Zuschlagserteilung liegen darf. Hat der Auftraggeber hingegen die Zuschlagsfrist überschritten, entsteht das Vertragsverhältnis erst mit der schriftlichen Erklärung des Bieters, den Auftrag anzunehmen, weil der Bieter mit dem Ablauf der Zuschlagsfrist nicht mehr an sein Angebot gebunden ist.

Nach Zuschlagserteilung kann mit der Vertragserfüllung durch beide Vertragsparteien begonnen werden.

Der Widerruf

Das Ende eines Vergabeverfahrens stellt oft einen Abschluss eines privatrechtlichen Vertrages dar, der zwischen dem Auftraggeber und dem erfolgreichen Bieter abgeschlossen wird. In manchen Fällen kann der Auftraggeber das Verfahren aber auch durch einen Widerruf beenden. Das bedeutet, dass keinem Unternehmer der Zuschlag erteilt und kein Vertrag abgeschlossen wird.

Die Systematik ist beim Widerruf gleich wie beim Zuschlag: Es ist zunächst eine (begründete) Widerrufsentscheidung bekannt zu geben und eine zehn- bzw. 15-tägige Stillhaltefrist abzuwarten. Danach kann der Widerruf erklärt werden (Widerrufserklärung). Im Unterschwellenbereich kann der Auftraggeber den Widerruf auch ohne Widerrufsentscheidung erklären und das Vergabeverfahren ohne Einhaltung einer Stillhaltefrist endgültig beenden.