Bei der Losvergabe müssen Auftraggeber für den geschätzten Auftragswert den Gesamtwert aller Lose heranziehen. Liegt der Gesamtwert über dem Schwellenwert, liegt die Auftragsvergabe im Oberschwellenbereich.

Losvergabe im Oberschwellenbereich

Liegen die summierten Werte der Lose über dem Schwellenwert, so müssen alle Lose im Oberschwellenbereich ausgeschrieben werden, selbst wenn der geschätzte Auftragswert des einzelnen Loses unter dem Schwellenwert liegt.

Es gibt eine Ausnahme: die Kleinlosregelung. Auftraggeber können einzelne Lose im Unterschwellenbereich ausschreiben. Der Gesamtwert all dieser Lose darf 20 Prozent des gesamten Auftragswertes nicht übersteigen. Je nach Auftragsart gelten verschiedene Grenzwerte für die einzelnen Lose, damit sie im Unterschwellenbereich vergeben werden können:

Losvergabe im Unterschwellenbereich

Wenn der Gesamtwert aller Lose unter dem Schwellenwert liegt, werden die einzelnen Lose nach den Regelungen des Unterschwellenbereichs vergeben. Für die Wahl des Verfahrens gilt der geschätzte Auftragswert des einzelnen Loses. Das bedeutet auch, dass ein Los im Wege der Direktvergabe vergeben werden kann, obwohl die Summe aller Auftragswerte über dem Schwellenwert für die Direktvergabe (und im Unterschwellenbereich) liegt.

Bei Liefer- und Dienstleistungsaufträgen gibt es eine doppelte Beschränkung bei der Direktvergabe: Es können nur solche Lose direkt vergeben werden, deren geschätzter Auftragswert weniger als 50.000 Euro beträgt. Außerdem darf der kumulierte Wert der für die Direktvergabe ausgewählten Lose nicht 50 Prozent des Gesamtwertes aller Lose übersteigen.

Ein Auftraggeber hat vor, eine Ware oder eine Dienstleistung zu beschaffen, benötigt aber Unterstützung, um den Leistungsgegenstand präzise zu beschreiben bzw. den Auftragswert fachkundig zu schätzen. Welche Mittel kann er im Zuge der Vorbereitungen seiner Ausschreibungeinsetzen?

Auftraggeber, die Informationen über den relevanten Beschaffungsmarkt einholen wollen oder die bei der Vorbereitung des Vergabeverfahrens Unterstützung benötigen, können eine Markterkundung durchführen und andere Unternehmer zur Unterstützung bei Vorarbeiten hinzuziehen.

Markterkundung

Vor Einleitung eines Vergabeverfahrens kann ein Auftraggeber – zur Vorbereitung – eine vorherige Markterkundung durchführen und potenziell interessierte Unternehmer/glossar/unternehmer über seine Pläne und Anforderungen informieren. Im Rahmen der Markterkundung kann sich der Auftraggeber insbesondere von Dritten beraten lassen. Er kann die so eingeholten Informationen für die Planung und Durchführung des Vergabeverfahrens) nützen. Der Wettbewerb darf allerdings dadurch nicht verzerrt werden und es darf nicht gegen die Grundsätze des Vergabeverfahrens verstoßen werden.

Vorarbeiten

Wenn ein Bewerber, ein Bieter oder ein mit diesen in Verbindung stehendes Unternehmen den Auftraggeber im Hinblick auf das Vergabeverfahren beraten hat oder auf andere Weise an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens beteiligt war, muss der Auftraggeber durch alle erforderlichen Maßnahmen sicherstellen, dass der Wettbewerb durch die Teilnahme dieses Bewerbers oder Bieters nicht verzerrt wird. Es geht hier hauptsächlich darum, den Informationsvorsprung auszugleichen.

Wichtig: Unternehmer, die an den Vorarbeiten für eine Ausschreibung beteiligt sind, sind von der Teilnahme am Vergabeverfahren auszuschließen, soweit durch ihre Teilnahme ein freier und lauterer Wettbewerb ausgeschlossen wäre. Dies gilt, falls durch sämtliche Vorkehrungen der Vorsprung nicht ausgeglichen werden kann.

Als Maßnahmen kommen insbesondere in Betracht:

Hinweis: Es reicht nicht aus, wenn statt einer Übermittlung oder Bereitstellung von Informationen über die Vorarbeiten der Auftraggeber darauf hinweist, dass die einschlägigen Informationen auch im Internet verfügbar sind und sich die Teilnehmer selbst informieren hätten können.

Die vom Auftraggeber gesetzten Maßnahmen sind im Vergabevermerk festzuhalten.

Der Gesetzgeber hat gerade noch rechtzeitig die Schwellenwerteverordnung verlängert. Der Schwellenwert für Direktvergaben in Höhe EUR 100.000 wird damit auch über den 31.12.2020 hinaus (zumindest bis 31.12.2022) Gültigkeit haben.

Die bisher bekannten Wertgrenzen, insbesondere für Direktvergaben, bleiben somit unverändert erhalten. Im Nachfolgenden werden die einzelnen Verfahrensarten und die jeweiligen Schwellenwerte dargestellt (Link zur ursprünglichen Verordnung und Link zur Verordnungsverlängerung):

Verfahrensarten* und Schwellenwerte:

* Die Schwellenwerte gelten ausschließlich für Vergabeverfahren im Unterschwellenbereich!

Die elektronische Signatur ersetzt die eigenhändige Unterschrift einer natürlichen Person. Alles, was händisch zu unterschreiben war, kann – bzw. muss – nun auch mit einer elektronischen Signatur unterzeichnet werden.

Qualifizierte elektronische Signatur

Eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt grundsätzlich das rechtliche Erfordernis einer eigenhändigen Unterschrift. Durch die elektronische Signatur kann die dahinterstehende natürliche Person eindeutig authentifiziert werden. Mit einer solchen Signatur werden die Unverfälschtheit und Unveränderbarkeit des elektronisch signierten Dokuments garantiert.

Die qualifizierte elektronische Signatur ist eine fortgeschrittene elektronische Signatur, die von einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit erstellt wurde und auf einem qualifizierten Zertifikat für elektronische Signaturen beruht. Qualifizierte elektronische Signaturen basieren auf asymmetrischen Verschlüsselungsverfahren und Hash-Funktionen.

Nach den gesetzlichen Bestimmungen müssen Teilnahmeanträge sowie Angebote entweder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur oder einem qualifizierten elektronischen Siegel versehen werden.

Die qualifizierte elektronische Signatur kann entweder mit einer Handy-Signatur oder mit einer aktivierten Bürgerkarte (samt Lesegerät) gesetzt werden. Nähere Infos zur Aktivierung der qualifizierten elektronischen Signatur finden Sie unter buergerkarte.at. Weitere Informationen zur Handy-Signatur finden sich auch auf auftrag.at.

Forderung einer eSignatur in den Ausschreibungsunterlagen

An einer Ausschreibungen interessierte Unternehmer sollten zunächst einen Blick in die Ausschreibungsunterlagen werfen, um festzustellen, wie und in welcher Form Teilnahmeanträge oder Angebote abzugeben und zu signieren sind.

Wird das Vergabeverfahren über eine eVergabe-Plattform abgewickelt, so ist grundsätzlich auch das Angebot bzw. der Teilnahmeantrag elektronisch über die eVergabe-Plattform abzugeben und elektronisch zu signieren.

Hinweis: Kann ein Teil eines Angebotes nicht in elektronischer Form übermittelt werden (z.B. Pläne oder Modelle), sollte der Auftraggeber festlegen, in welcher anderen Form dieser Teil des Angebotes dem Auftraggeber bereitzustellen ist.

Elektronisch signiertes Angebot als verbindliche Erklärung

Ein elektronisch signiertes Angebot ist eine elektronisch unterzeichnete, verbindliche Erklärung des Bieters. Daraus folgt, dass derjenige, der das Angebot elektronisch signiert auch für das Unternehmen vertretungsberechtigt sein sollte. Bei einer GmbH wäre daher beispielsweise ein Angebot vom Geschäftsführer elektronisch zu signieren. Gehört der Zeichnende nicht zum Kreis der vertretungsbefugten Organe des Bieters, kann er sich von dazu befugten Organen eine auf die Vertretung im jeweiligen Vergabeverfahren gerichtete (Spezial-)Vollmacht ausstellen lassen.

Elektronische Signaturen im Ausland

Auftraggeber im EU-Ausland akzeptieren oftmals „einfache“ oder „fortgeschrittene“ elektronische Signaturen. Vorsicht: Diese werden von den österreichischen eVergabe-Plattformen nicht akzeptiert, weil sie nicht „qualifiziert“ sind. Als Auftraggeber sollte man deshalb auf klare Festlegungen in den Ausschreibungsunterlagen setzen. Ausländischen Bietern bzw. Bewerbern wird empfohlen, frühzeitig eine „qualifizierte elektronische Signatur“ zu beantragen, weil die Ausstellung mitunter je nach EU-Mitgliedsstaat längere Zeit in Anspruch nehmen kann.

Die Zulässigkeit einer Direktvergabe hängt stets davon ab, ob der Auftraggeber den geschätzten Auftragswert vergaberechtskonform berechnet hat. Der VwGH bestätigt das Vorgehen eines Auftraggebers, der mehrere Direktvergaben über Hygieneartikel nicht zusammenrechnete.

Ausgangssachverhalt

Dem VwGH-Erkenntnis ging eine langjährige Auseinandersetzung zwischen dem Auftraggeber (einem Flughafenbetreiber), seinem langjährigen Lieferanten für Hygieneartikel und einem Mitbewerber des Auftragnehmers (Revisionswerber) voraus.

Der Auftraggeber hatte bereits 2014 den bestehenden Vertrag mit seinem Lieferanten in einem Verhandlungsverfahren ohne Bekanntmachung verlängert, wogegen der Revisionswerber – bisher erfolglos – vorgegangen war. 2018 beauftragte der Auftraggeber den Lieferanten neuerlich mit der Lieferung von Papierhandtuchrollen sowie Seife und Lufterfrischer jeweils im Wege von Direktvergaben. Der Revisionswerber brachte neuerlich Feststellungsanträge ein und begehrte die Nichtigerklärung der Verträge. Die Auftragswerte der Direktvergaben hätten, so der Revisionswerber, zusammengerechnet und die Vergabe in einem Vergabeverfahren mit vorheriger Bekanntmachung erfolgen müssen. Das BVwG wies die Anträge ab; die einzelnen Direktvergaben seien zulässig gewesen. Gegen dieses Urteil brachte der Revisionswerber eine außerordentliche Revision beim VwGH ein.

Rechtlicher Hintergrund

Direktvergaben sind bis zu einem geschätzten Auftragswert (netto) von EUR 100.000,- zulässig. Maßgeblich für die Berechnung des geschätzten Auftragswertes sind alle zum Vorhaben gehörigen Lieferleistungen. Zur Beurteilung, ob mehrere Beauftragungen ein einheitliches Vergabevorhaben darstellen, ist nach der Rechtsprechung des EuGH eine funktionellen Betrachtungsweise in wirtschaftlicher und technischer Hinsicht anzustellen (EuGH vom 15.03.2012, C-574/10). Dabei sind unterschiedliche Gesichtspunkte wie wirtschaftlicher und örtlicher Zusammenhang, gemeinsamer Zweck, Planung oder Aufträge aus gleichen Fachgebieten in die Beurteilung miteinzubeziehen.

Eine wertmäßige Zusammenrechnung hat bei der Beschaffung gleichartiger Lieferleistungen auch dann zu erfolgen, wenn jeweils ein gesonderter Auftrag vergeben wird. Den geschätzten Auftragswert bildet der Gesamtwert aller gesondert vergebenen Aufträge. Ausschlaggebend für die Beurteilung gleichartiger Leistungen ist, dass im Wesentlichen ein einheitlicher Bieterkreis aus vergleichbaren Stoffen nach den gleichen Fertigungsmethoden Erzeugnisse herstellt, die einem einheitlichen bzw gleichen oder ähnlichen Verwendungszweck dienen. In der Vergabepraxis ist diese Abgrenzung oft die Krux.

Entscheidung

Der Revisionswerber wies im konkreten Fall darauf hin, dass nicht nur alle Direktvergaben die Lieferung von Hygieneartikel (wohl für Sanitärbereiche) eines Flughafens betrafen; die Direktvergabe war sogar jeweils an denselben Auftragnehmer erfolgt.

Der VwGH bestätigte dennoch die auftraggeberfreundliche Entscheidung des BVwG, nach der im konkreten Fall eine Zusammenrechnung der Auftragssummen für die Hygieneartikel nicht erfolgen musste. Papierhandtücher einerseits und Flüssigseife und Lufterfrischer andererseits seien keine gleichartigen Leistungen. Sie würden nämlich nicht aus vergleichbaren Stoffen oder gleichen Fertigungsmethoden hergestellt werden. Auch konnte die Revisionswerberin den VwGH nicht davon überzeugen, dass die Hygieneartikel einem einheitlichen Verwendungszweck dienen würden.

Fazit

Die Auftragswerte gleichartiger Lieferleistungen sind zur Berechnung des geschätzten Auftragswerts auch dann zusammenzurechnen, wenn getrennte (Direkt-)Vergaben erfolgen. Für die Gleichartigkeit ist etwa auf den Bieterkreis, die Fertigungsmethoden und den jeweiligen Verwendungszweck abzustellen. Papierhandtücher, Flüssigseife und Lufterfrischer für einen Flughafen beurteilt der VwGH als nicht gleichartig. Die Beschaffung der Hygieneartikel kann daher jeweils getrennt und ohne Zusammenrechnung des Auftragswerts erfolgen.

VwGH 04.05.2020, Ra 2018/04/0200

Alle Auftraggeber haben in Vergabeverfahren objektive Eignungskriterien festzulegen. Nur Unternehmer, die diese Eignungskriterien erfüllen, dürfen am Vergabeverfahren teilnehmen. Der Sektorenbereich sieht gegenüber dem klassischen Bereich einige Besonderheiten bei der Festlegung dieser Eignungskriterien und -nachweise vor.

Keine Einschränkung bei der Wahl der Eignungskriterien

Die Grundsätze der Gleichbehandlung und Transparenz sowie jene der Verhältnismäßigkeit und Sachlichkeit sind auch bei der Festlegung der Eignungskriterien im Sektorenbereich zu beachten. Davon abgesehen lässt das Gesetz dem Sektorenauftraggeber jedoch grundsätzlich freie Hand. Er kann also frei wählen, mit welchen Nachweisen Bieter ihre Eignung belegen müssen und ist auch hinsichtlich der Befugnis, der Zuverlässigkeit und der technischen Leistungsfähigkeit nicht an bestimmte Kriterien gebunden. Damit steht es ihm zB frei, auf die Einholung von Strafregisterauszügen zu verzichten oder andere als die in Anhang XI genannten Nachweise für die technische Leistungsfähigkeit heranzuziehen. Um die Eignung prüfen zu können ist aber auch der Sektorenauftraggeber jedenfalls dazu verpflichtet, Eignungsnachweise (in welcher Form auch immer) festzulegen. Er darf also nicht gänzlich auf diese verzichten.
Nicht dem Ermessen des Sektorenauftraggebers obliegt die Einholung der Auskunft aus der Verwaltungsstrafevidenz des Kompetenzzentrums LSDB gemäß § 35 LSD-BG und aus der zentralen Strafevidenz des Bundesministers für Finanzen gemäß § 28b AuslBG hinsichtlich der für die Zuschlagserteilung in Betracht kommenden Bieter und Subunternehmer. Diese Auskünfte sind auch im Sektorenbereich verpflichtend.

Fakultative Ausschlussgründe

Im Sektorenbereich sind nicht alle Ausschlussgründe zwingend: Nur die im Gesetz genannten strafgerichtlichen Verurteilungen gegen den Unternehmer bzw dessen Funktionäre führen zwingend zum Ausschluss. Die übrigen Ausschlussgründe sind nur für öffentliche Sek-torenauftraggeber (§ 167 BVergG) verpflichtend, für alle anderen Sektorenauftraggeber sind sie (unter Berücksichtigung des Gleichbehandlungs– und Transparenzgebots) fakultativ. Werden diese Ausschlussgründe in der Ausschreibung als zwingend festgelegt, ist aber jeder Sektorenauftraggeber daran gebunden.

Prüfsystem

Mit dem Prüfsystem verfügt der Sektorenauftraggeber über ein zusätzliches Instrument zur Eignungsprüfung , das im klassischen Bereich überhaupt nicht vorgesehen ist.

Beim Prüfsystem handelt es sich um ein Präqualifikationssystem – also ein Unternehmerverzeichnis, in das Unternehmer während der gesamten Laufzeit des Prüfsystems losgelöst von konkreten Vergabeverfahren aufgenommen werden können.

Die Besonderheit besteht einerseits darin, dass die Eignung des Unternehmers bereits im Zuge der Aufnahme in das Prüfsystem geprüft wird; damit ist der Sektorenauftraggeber in der Lage, Vergabeverfahren später rascher durchzuführen. Andererseits kann der Sektorenauftraggeber auf Basis des Prüfsystems nicht offene Verfahren und Verhandlungsverfahren mit vorheriger Bekanntmachung, wettbewerbliche Dialoge und Innovationspartnerschaften ohne erneute öffentliche Bekanntmachung durchführen und dazu (nur) die in das Prüfsystem aufgenommenen Unternehmer direkt zur Angebotsabgabe einladen. Die Bekanntmachung des Prüfsystems, in der dies vorgesehen sein muss, ersetzt in diesem Fall die Auftragsbekanntmachung.

Im Prüfsystem sind insbesondere dessen Gegenstand und die objektiven Prüfkriterien und Prüfregeln (insbesondere die Eignungskriterien) festzulegen. Es kann auch bereits technische Spezifikationen enthalten. Der Sektorenauftraggeber kann es nach Auftragsarten untergliedern und verschiedene Stufen vorsehen.

Die Nutzung von Prüfsystemen ist für den Sektorenauftraggeber fakultativ. Er ist einerseits nicht zur Einrichtung von Prüfsystemen verpflichtet, andererseits kann er trotz Vorhandensein eines Prüfsystems jederzeit ein reguläres (ein- oder mehrstufiges) Vergabeverfahren mit gesonderter Auftragsbekanntmachung durchführen.

Das Prüfsystem weist gewisse Parallelen zum dynamischen Beschaffungssystem auf, räumt dem Sektorenauftraggeber aber einen weit größeren Spielraum ein. So besteht keine Pflicht zur elektronischen Kommunikation, Prüfungsanträge erfordern grundsätzlich auch keine qualifizierte elektronische Signatur. Auch im Hinblick auf den Gegenstand des Prüfsystems ist der Sektorenauftraggeber im Gegensatz zum dynamischen Beschaffungssystem nicht beschränkt.

Im Rahmen der Eignungsprüfung findet eine erste und nach dem Bundesvergabegesetz auch verpflichtende Bewertung der Bieter statt. Sie stellt die Eintrittshürde dar, die oftmals zu einem vorzeitigen Ausschluss von Unternehmen aus dem Vergabeverfahren führt. Dementsprechend bildet die Eignungsprüfung in der Praxis einen wesentlichen Bestandteil des Vergabeverfahrens, bei dem es aus Bietersicht wichtige Aspekte zu beachten gibt.

Im Rahmen der Eignungsprüfung prüft der Auftraggeber, ob die Unternehmer die erforderliche Befugnis (Gewerbeberechtigung) aufweisen, ob sie zuverlässig sind (keine strafrechtlichen Verurteilungen, keine Abgabenrückstände, keine Insolvenz, etc.) und ob sie in wirtschaftlicher sowie auch technisch Hinsicht leistungsfähig genug sind. Die Prüfung ist verpflichtend, zumal ein Auftrag nur an ausreichend geeignete Unternehmer vergeben werden darf (§ 20 Abs. 1 BVergG 2018). Dabei können vom Bieter verschiedene Nachweise abverlangt werden, die der Auftraggeber aus dem gesetzlich vorgegebenen Katalog an Nachweisen zu bestimmen und in der Ausschreibung anzugeben hat.

Der Auftraggeber verfügt über ein Ermessen, welche Anforderungen er an die Eignung stellt. Übliche Eignungskriterien sind etwa Referenzen, ein vorgegebener Mindestjahresumsatz, eine Mindest-Eigenkapitalquote, Haftpflichtversicherung, Bonitätsauskünfte (z.B. KSV Rating), verfügbare Maschinen, Muster oder qualifiziertes Personal. Dem Ermessen des Auftraggebers ist insofern eine Grenze gesetzt, als die geforderten Nachweise durch den konkreten Auftrag sachlich gerechtfertigt sein müssen (Grundsatz der Verhältnismäßigkeit gem. § 80 BVergG 2018). Bei zweistufigen Vergabeverfahren (zB Verhandlungsverfahren, nicht offenes Verfahren) dient die Eignungsprüfung der Vorselektion. Nur wer in der ersten Stufe die Eignungsanforderungen erfüllen kann, wird zur zweiten Stufe zugelassen, um ein Angebot zu legen. Nachdem der Auftraggeber in zweistufigen Vergabeverfahren anzugeben hat, wie viele Bieter er zur zweiten Stufe zulässt (in der Regel drei bis fünf), muss der Auftraggeber schon in der Ausschreibungsunterlage ein Bewertungsschema festlegen, falls sich mehrere Bewerber für die zweite Stufe qualifizieren.

Um den bürokratischen Aufwand der Eignungsprüfung für Unternehmer zu minimieren, kann der Nachweis zunächst durch eine Eigenerklärung erbracht werden. In dieser Erklärung bestätigt der Unternehmer, dass er die vom Auftraggeber verlangten Eignungskriterien erfüllt und die Nachweise über Aufforderung beibringen kann. Damit erspart sich jeder Unternehmer, der für den Zuschlag nicht infrage kommt, das „Einsammeln“ diverser Nachweise. Von dem Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, muss der Auftraggeber allerdings alle Nachweise einfordern. Darüber hinaus können diverse Eignungsnachweise wie Firmenbuchauszug, Gewerbeberechtigung, Jahresabschlüsse usw. in elektronischen Datenbanken abgelegt werden, auf die der Auftraggeber zugreifen kann (z.B. ANKÖ, etc.).

Kann ein Unternehmer die in der Ausschreibung festgelegten Eignungsanforderungen nicht erfüllen, hindert dies eine Teilnahme am Vergabeverfahren nicht. Jeder Unternehmer kann zum Nachweis der Eignung auf geeignete Dritte, etwa Subunternehmer sowie Konzernunternehmen, zurückgreifen oder mit anderen Unternehmern eine Bietergemeinschaft bilden. Das BVergG fordert allerdings, dass der Bieter jeden Subunternehmer offen legt. Außerdem muss der Bieter nachweisen, dass ihm die Kapazitäten des Subunternehmers für den Auftrag auch tatsächlich zur Verfügung stehen (§ 86 BVerG 2018). Da Bieter und Subunternehmer bei komplexeren Aufträgen oftmals keine detaillierten Subverträge vor dem endgültigen Zuschlag aushandeln können, erweisen sich diese „Verfügbarkeitsnachweise“ in der Praxis als herausfordernd. In der Regel genügt eine vom Subunternehmer unterschriebene Erklärung, dass er dem Bieter seine Ressourcen und Kapazitäten zur Verfügung stellt, falls der Bieter den Zuschlag erhält. Aus der Sicht von Subunternehmern sind solche Leistungszusagen unter Umständen dann problematisch, wenn der Subunternehmer anderweitig durch Konkurrenzklauseln gebunden ist. Zu beachten ist außerdem, dass der Auftraggeber in der Ausschreibungsunterlage eine solidarische Haftung des Subunternehmers mit dem Bieter festlegen kann (§ 98 Abs. 5 BVergG 2018). Dies bedeutet, dass der Subunternehmer dann neben dem Bieter für alle Verpflichtungen aus dem Auftrag haftet.

Bei der Eignungsprüfung passieren häufig Fehler, die sich vermeiden lassen. Es ist aus Sicht der Bieter penibel darauf zu achten, dass alle laut Ausschreibung geforderten Unterlagen und Nachweise in der vom Auftraggeber beschriebenen Form eingereicht werden. Sofern Eignungsnachweise unvollständig sind, hat der Bieter zwar die Möglichkeit, Unterlagen nachzureichen. Das gilt allerdings nur für solche Unterlagen, bei denen die geforderte Eignung zum Zeitpunkt der Abgabefrist bereits vorhanden waren, wie z.B. die Gewerbeberechtigung (behebbarer Mangel). Fehlt eine Referenz, führt das Fehlen des Nachweises zum Ausscheiden, da es nicht in der Disposition des Bieters liegen darf, ob sein Angebot verbindlich ist oder nicht. Der Auftraggeber verfügt beim Ausscheiden über keinen Ermessensspielraum; Angebote mit unbehebbaren Mängeln sind zwingend auszuscheiden.

Der Gegenstand eines Vergabeverfahrens kann ein öffentlicher Bau-, Liefer- oder Dienstleistungsauftrag sein. Voraussetzung ist immer ein entgeltlicher Vertrag.
Auftraggeber müssen die Leistungs- und Funktionsanforderungen der zu erbringenden Leistungen so konkret angegeben, dass Bieter klare Vorstellungen über den Auftragsgegenstand haben und dem Auftraggeber ein passendes Angebot legen können.

Was versteht man unter einem CPV-Code?

CPV (Common Procurement Vocabulary) ist das einheitliche Klassifizierungssystem für ein Vergabeverfahren in Europa, um den Gegenstand des Beschaffungsauftrags zu beschreiben. Es steht für das „Gemeinsame Vokabular für öffentliche Aufträge“. CPV-Codes sind bei der Bekanntmachung, Bekanntgaben und für die Erstellung von Statistiken zu verwenden.
Die CPV-Codes bestehen aus bis zu 9 Ziffern mit denen die Art der Lieferung, Bauarbeiten oder Dienstleistungen beschrieben werden.

Beispiel: Der CPV-Code 72000000-5 steht für "IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung".

Der Auftraggeber muss versuchen, einen CPV-Code zu finden, der möglichst genau dem Beschaffungsvorhaben entspricht. Ein wesentlicher Vorteil des CPV-Codes liegt in der Vereinfachung der Suche nach passenden Ausschreibungen. In Vergabeplattformen, wie zum Beispiel auftrag.at, kann das Suchprofil mit entsprechenden CPV-Codes ergänzt werden und somit zu optimalen Ergebnissen führen.

Gibt es die Möglichkeit, einen Auftrag in mehrere Einheiten zu unterteilen?

Zu einem Vorhaben gehörende Leistungen können nach dem Ermessen des Auftraggebers entweder gemeinsam oder getrennt vergeben werden (Gesamt- oder Losvergabe). Als „Lose“ werden kleinere Auftragseinheiten bezeichnet, die umfangreichere Bau-, Liefer- oder Dienstleistungsaufträge aufteilen. Bei der Losvergabe werden die einzelnen Lose in einem Vergabeverfahren ausgeschrieben. Im Gegensatz zur Gesamtvergabe, wo der Auftraggeber nur einen Vertragspartner hat, stehen ihm bei einer Losvergabe mehrere Auftragnehmer als Vertragspartner gegenüber. Auf diese Weise wird der Wettbewerb auch für einzelne Lose eröffnet, wodurch die Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) attraktiver wird. Zudem fördert die losweise Vergabe den Wettbewerb zwischen den Bietern.
Die Aufteilung in Lose kann sowohl quantitativ (mengenmäßige Aufteilung) als auch leistungsspezifisch (z.B. Untergliederung nach Fachgebieten) erfolgen. Aber auch eine örtliche Trennung (sogenannte „Gebietslose“) ist möglich. Bei Bauaufträgen erfolgt die Unterteilung oft nach Gewerken.

Eine Aufteilung der Aufträge darf nicht zu einer Umgehung von rechtlichen Bestimmungen führen. Daher ist bei der Beurteilung, ob es sich um einen Ober- oder Unterschwellenauftrag handelt, der geschätzte Auftragswert aller Lose zusammen ausschlaggebend ("Splittingverbot").

Erfolgt eine Losvergabe, hat der Auftraggeber:

  1. die Ausschreibung so zu gestalten, dass der Bieter Lospreise bilden kann und
  2. in der Bekanntmachung oder in der Aufforderung zur Interessensbestätigung anzugeben, ob Angebote nur für ein Los, für mehrere Lose oder für alle Lose abgegeben werden können. Weiters hat der Auftraggeber eine etwaige Höchstzahl der Lose anzugeben, für die ein einzelner Bieter den Zuschlag erhalten kann.

Hinweis: Erfolgt keine Unterteilung des Auftrages in Lose, so hat der öffentliche Auftraggeber bei Vergabeverfahren im Oberschwellenbereich dies in der Ausschreibung oder im Vergabevermerk zu begründen.

Das Bundesvergabegesetz sieht im Sektorenbereich eine Ausnahmebestimmung für Auftragsvergaben an verbundene bzw. gemeinsame Unternehmen vor (§ 181 BVergG 2018).

  1. Verbundene Unternehmen
    Verbundene Unternehmen sind Unternehmen, deren Jahresabschluss mit demjenigen des Auftraggebers konsolidiert ist (die Definition folgt § 189a Z 8 UGB).
    Voraussetzung für die ausschreibungsfreie Vergabe zwischen verbundenen Unternehmen im Sektorenbereich ist, dass das beauftragte Unternehmen zumindest 80 % seines Umsatzes in der jeweiligen Auftragsart (Bau-, Liefer- oder Dienstleistungen) in den vergangenen drei Jahren mit verbundenen Unternehmen erzielt hat.
    Wenn für die letzten drei Jahre keine Umsatzzahlen vorliegen (z.B. bei Neugründungen), können Prognosen angestellt werden. Es ist in diesem Fall glaubhaft zu machen, dass die Erreichung der entsprechenden Umsätze mit verbundenen Unternehmen wahrscheinlich ist.

Beispiel: Ein Sektorenauftraggeber lagert den Betrieb der IT-Systeme an eine 100%-Tochtergesellschaft aus. Sofern diese Tochtergesellschaft in den letzten drei Jahren zumindest 80 % ihres Umsatzes aus Dienstleistungen mit verbundenen Unternehmen erzielt hat, unterliegt die Beauftragung durch den Sektorenauftraggeber nicht dem BVergG 2018.

  1. Gemeinsame Unternehmen
    Die Ausnahme gilt bei Erfüllung der Umsatzgrenze auch für Auftragsvergaben von Gemeinschaftsunternehmen mehrerer Sektorenauftraggeber, die ausschließlich zur Durchführung von Sektorentätigkeiten gegründet wurden, an Unternehmen, die mit ihren Eigentümern verbunden sind.
    Bei Auftragsvergaben zwischen dem Gemeinschaftsunternehmen und seinen Eigentümern selbst muss die Umsatzgrenze (80%-Kriterium) nicht erfüllt werden. Allerdings unterliegen sie nur dann nicht dem BVergG2018, wenn
    • das Gemeinschaftsunternehmen die Tätigkeit mindestens drei Jahre durchführen soll und
    • bei der Gründung des Gemeinschaftsunternehmens festgelegt wurde, dass die Eigentümer diesem mindestens drei Jahre angehören werden.

In allen genannten Fällen ist irrelevant, ob das beauftragte Unternehmen seinen Sitz im Inland oder im Ausland hat. Auch verbundene Unternehmen mit Sitz außerhalb Österreichs können somit bei Vorliegen der Voraussetzungen ohne Ausschreibung beauftragt werden.

Da gemäß § 181 Aufträge an verbundene bzw. gemeinsame Unternehmen gänzlich vom Anwendungsbereich des BVergG 2018 ausgenommen sind, besteht bezüglich dieser Beauftragungen auch keine Pflicht zur Bekanntgabe des vergebenen Auftrags (§§ 232, 237). Allerdings muss der Sektorenauftraggeber der Europäischen Kommission auf Verlangen Informationen über die im Rahmen dieser Ausnahme vergebenen Aufträge übermitteln.

Ziel des Vergaberechts ist es, willkürliche Vergaben öffentlicher Aufträge zu verhindern. Durch die Regeln des Vergaberechts wird einerseits eine unbegründete Bevorzugung von Auftragnehmern zu Lasten anderer Wirtschaftsteilnehmer hintangehalten und andererseits der Staat vor nicht marktkonformen Vertragsbedingungen geschützt, die einen schwerwiegenden ökonomischen Schaden hervorrufen können.

Die zentrale Forderung an ein Vergabeverfahren ist daher jene nach einem freien und lauteren Wettbewerb. Um einen fairen Wettbewerb zu gewährleisten, haben Auftraggeber gewisse Bestimmungen einzuhalten, die in den materiellen Vergabegesetzen normiert sind.

Die Grundsätze des Vergabeverfahrens ergeben sich vorwiegend aus unionsrechtlichen Bestimmungen. Aus dem EU-Primärrecht (insbesondere aus dem Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union) werden Grundanforderungen für die Auftragsvergabe, wie u.a. das allgemeine Diskriminierungsverbot, die Verpflichtung zu Transparenz oder das Gebot der Fairness des Vergabeverfahrens abgeleitet. Das Bundesvergabegesetz 2018 selbst normiert ausdrücklich die Grundsätze für alle Auftragsvergaben.

Die Grundprinzipien lassen sich – stark vereinfacht – wie folgt darstellen:

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