Durch die Zuschlagserteilung schließen Bieter und Auftraggeber einen Vertrag und haben wechselseitige Vertragspflichten. Davor geben Auftraggeber mit einer Zuschlagsentscheidung unverbindlich bekannt, wem sie beabsichtigen, den Zuschlag zu erteilen. Bieter und Auftraggeber müssen aber bereits vorab sogenannte Schutz- und Sorgfaltspflichten erfüllen. So müssen sie einander insbesondere Umstände mitteilen, die einem gültigen Vertragsabschluss entgegenstehen.

Wenn zukünftige Vertragsparteien ihre Schutz- und Sorgfaltspflichten schuldhaft verletzen, machen sie sich haftbar und können auf Schadenersatz geklagt werden. Der OGH entschied jetzt über einen Fall in dem eine Auftraggeberin von der voraussichtlichen Vertragspartnerin Schadenersatz dafür verlangte, dass sie keine Bankgarantie vorgelegt hatte und dadurch andere, weniger günstigere, Bieter den Zuschlag erhielten.

Welcher Schaden wird ersetzt?

Zuerst muss die geschädigte Person so gestellt werden, wie sie stünde, wenn die Pflichtverletzung nicht begangen worden wäre. Damit wird ihr der sogenannte Vertrauensschaden ersetzt. Zusätzlich ist es möglich, dass sie einen Nichterfüllungsschaden erleidet, der aber nur dann ersetzt wird, wenn der Vertrag ohne die Pflichtverletzung zustande gekommen wäre. Wenn im Vergabeverfahren also der Zuschlag hätte erteilt werden müssen.

Der Fall: Die aussichtsreiche Bieterin konnte keine Bankgarantie vorlegen und musste zahlen

Im konkreten Fall handelte es sich um die Vergabe eines Rahmenvertrags. Die Auftraggeberin teilte der billigsten Bieterin in der Zuschlagsentscheidung die Absicht mit, ihr den Zuschlag zu erteilen. Mit der Zuschlagsentscheidung forderte sie die Bieterin auch dazu auf, die in den Ausschreibungsunterlagen vorgesehene Bankgarantie binnen zehn Tagen zu übermitteln. Die Bieterin konnte sie nicht vorlegen, unter anderen, weil sie der Bank keine Sicherstellung leisten konnte. Daraufhin erhielten die zwei nächstbilligen Bieter den Zuschlag. Der Auftraggeberin entstanden dadurch Mehrkosten, die sie als Schadenersatzleistungen gegen die erste Bieterin einklagte. Sie warf ihr vor, an der Ausschreibung teilgenommen zu haben, obwohl sie nicht dazu in der Lage war, die erforderliche Bankgarantie zu legen. Dadurch sei ihr insgesamt ein Schaden von 316.000 Euro entstanden.

Der OGH entschied, dass die Bieterin durch ihr Verhalten tatsächlich Schutz- und Sorgfaltspflichten verletzt hatte. Das führte dazu, dass die Auftraggeberin die Zuschlagsentscheidung zurücknehmen und eine neue Zuschlagsentscheidung übermitteln musste. Dadurch entstand ihr einen Verwaltungskostenmehraufwand von rund 2.200 Euro, den die Bieterin ersetzen muss. Ohne der Pflichtverletzung wäre der Vertrag jedoch trotzdem nicht zustande gekommen: Die Bieterin hätte kein Angebot gelegt und die Auftraggeberin hätte ebenfalls die zwei nächstbilligen Bieter ausgewählt. Der Schaden, der der Auftraggeberin dadurch entstanden ist, die nächstbilligen Bieter zu wählen, wäre ihr also sowieso entstanden. Daher wird ihr nur den Vertrauensschaden in Höhe von 2.200 Euro ersetzt.

Wenn in einem Vergabeverfahren der Zuschlag bereits erteilt wurde, können Auftraggeberentscheidungen nicht mehr in einem Nachprüfungsverfahren angefochten werden. Unternehmer können jedoch nach Abschluss eines Vergabeverfahrens bestimmte Rechtsverstöße von öffentlichen Auftraggebern in einem Feststellungsverfahren geltend machen. Das Vorliegen eines Feststellungsurteils ist u.a. Voraussetzung für die gerichtliche Geltendmachung von Schadenersatzansprüchen, die Unwirksamkeitserklärung des Widerrufs oder die Nichtigerklärung von Verträgen.

Ein Feststellungsantrag kann von allen Unternehmern gestellt werden, die ein Interesse am Vertragsabschluss haben und denen ein Schaden entstanden ist oder ein Schaden zu entstehen droht. Der Feststellungsantrag muss binnen sechs Monaten ab dem Zeitpunkt, in dem die Antragsteller vom Zuschlag bzw. vom Widerruf Kenntnis erlangt haben oder Kenntnis erlangen hätten können, gestellt werden. Ein Feststellungsantrag ist unzulässig, wenn der behauptete Verstoß (rechtzeitig) im Rahmen eines Nachprüfungsverfahrens hätte geltend gemacht werden können.

Welche Feststellungen kann das Gericht treffen?

Das zuständige Verwaltungsgericht kann u.a. die Feststellung treffen,

• dass der Zuschlag nicht gemäß den Angaben in der Ausschreibung dem Angebot mit dem niedrigsten Preis (Billigstbieter) oder dem technisch und wirtschaftlich günstigsten Angebot (Bestbieter) erteilt wurde,
• dass ein Verfahren rechtswidrigerweise ohne vorherige Bekanntmachung durchgeführt wurde (derartige Feststellungsanträge haben in der Regel den Zweck, die Zuerkennung von Schadenersatz vorzubereiten und die Nichtigerklärung oder Aufhebung des Vertrags zu erreichen),
• dass der Zuschlags rechtswidrigerweise ohne Mitteilung der Zuschlagsentscheidung erteilt wurde,
• dass der Zuschlag bei Vergabe einer Leistung aufgrund einer Rahmenvereinbarung oder eines dynamischen Beschaffungssystems rechtswidrig war oder,
• dass der Widerruf rechtswidrig war.

Manche Feststellungen darf das Gericht nur treffen, wenn die Rechtswidrigkeit für den Ausgang des Vergabeverfahrens von wesentlichem Einfluss war. Dies betrifft z.B. die Feststellungen, dass der Zuschlag nicht dem Best- bzw. Billigstbieter erteilt wurde oder dass der Widerruf rechtswidrig war.

In anderen Fällen, etwa wenn das Vergabeverfahren rechtswidrigerweise ohne vorherige Bekanntmachung durchgeführt wurde, hat das Gericht im Anschluss an eine entsprechende Feststellung den Vertrag von Amts wegen für absolut nichtig zu erklären, diesen aufzuheben oder eine Geldbuße zu verhängen. Grundsätzlich ist der Nichtigerklärung des Vertrags der Vorzug zu geben. Bei Vorliegen zwingender Gründe des Allgemeininteresses können Auftraggeber von einer Nichtigerklärung absehen. Kann die erbrachte Leistung oder ein erbrachter Leistungsteil nicht mehr oder nur wertvermindert rückgestellt werden, kann der Vertrag auch nur teilweise oder zu einem späteren Zeitpunkt aufgehoben werden.

Sieht das Gericht von einer Nichtigerklärung oder Aufhebung des Vertrags ab oder hebt diesen nur teilweise oder später auf, hat es eine Geldbuße über die Auftraggeber zu verhängen. Die Höchstgrenze für eine Geldbuße beträgt im Oberschwellenbereich 20% und im Unterschwellenbereich 10% der Auftragssumme.

Welche Möglichkeiten haben Auftraggeber in Feststellungsverfahren?

Auftraggeber können bei manchen Feststellungsanträgen die Feststellung beantragen, dass Antragsteller auch bei Einhaltung der entsprechenden Bestimmungen keine echte Chance auf Erteilung des Zuschlags gehabt hätten. Derartige Anträge dienen in der Regel der Abwehr von künftigen Schadenersatzansprüchen. Ein entsprechender Antrag ist z.B. zulässig, wenn Unternehmer die Feststellung beantragt haben, dass der Zuschlag nicht dem Best- bzw. Billigstbieter erteilt wurde.

Bei anderen Feststellungsanträgen (z.B. dem Antrag auf Feststellung, dass das Vergabeverfahren rechtswidrigerweise ohne vorherige Bekanntmachung durchgeführt wurde), können Auftraggeber u.a. beantragen, von der Nichtigerklärung des Vertrags abzusehen.

Das Vergabeverfahren kann grundsätzlich auf zwei Arten enden: Entweder erfolgt der Zuschlag, also der Abschluss eines Leistungsvertrags mit der ausgewählten Best- oder Billigstbieterin, oder das Vergabeverfahren wird widerrufen. Wird das Vergabeverfahren mit Zuschlag beendet, muss der Auftraggeber in der Regel folgenden Ablauf beachten:

Wurde das Best- oder Billigstangebot ermittelt, erfolgt grundsätzlich zuerst die Mitteilung der Zuschlagsentscheidung. Der Auftraggeber hat allen im Vergabeverfahren verbliebenen BieterInnen mitzuteilen, an welche BieterIn der Zuschlag erteilt werden soll.

Die Mitteilung der Zuschlagsentscheidung muss folgende Mindestinhalte aufweisen:

• den Gesamtpreis und die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebotes (es sei denn, die Bekanntgabe dieser Information widerspricht dem freien und lauteren Wettbewerb);
• Gründe für die Ablehnung des Angebotes der jeweiligen Bieterin;
• das Ende der Stillhaltefrist.

Die Bekanntgabe des Endes der Stillhaltefrist ist von wesentlicher Bedeutung. Innerhalb der Stillhaltefrist darf der Auftraggeber den Zuschlag nicht erteilen. Wird der Zuschlag trotzdem erteilt, ist dieser absolut nichtig. Die Stillhaltefrist beginnt mit der Übermittlung bzw. Bereitstellung der Mitteilung der Zuschlagsentscheidung und beträgt im Rahmen der eVergabe 10 Tage (ansonsten 15 Tage). Eine Verpflichtung zur Mitteilung der Zuschlagsentscheidung besteht nur in bestimmten Ausnahmefällen nicht.

Eine Mitteilung der Zuschlagsentscheidung hat nicht zu erfolgen, wenn

• der Zuschlag der einzig im Vergabeverfahren verbliebenen Bieterin erteilt werden soll;
• aufgrund Sonderregelungen ein Verhandlungsverfahren mit nur einer Bieterin geführt wird, oder
• Leistungen aufgrund einer Rahmenvereinbarung oder eines dynamischen Beschaffungssystems abgerufen werden.

Hinweis: Die Gründe für die Zuschlagsentscheidung sind im Vergabeakt zu dokumentieren.

Nach Ablauf der Stillhaltefrist darf die Auftraggeberin den Zuschlag erteilen. Die Zuschlagserteilung ist die an die Bieterin abgegebene Erklärung, dass im Zuge des Vergabeverfahrens gelegte Angebot anzunehmen.

Die Annahme des Angebots erfolgt innerhalb der in der Ausschreibung vorgesehenen Zuschlagsfrist. Die Zuschlagsfrist dauert in der Regel zwischen drei und fünf Monaten nach Ablauf der Angebotsfrist. Die Zuschlagserteilung kann je nach Organisationsstruktur auf unterschiedliche Weise erfolgen. So kann der Zuschlag z.B. durch ein Auftragsschreiben, einen Bestellschein oder einen Schlussbrief erfolgen. Die Auftraggeberin kann von der Auftragnehmerin eine Auftragsbestätigung verlangen. Für den Vertragsabschluss ist dies aber nicht zwingend erforderlich, es sei denn der Zuschlag erfolgt nach Ablauf der Zuschlagsfrist. In diesem Fall entsteht das Vertragsverhältnis erst mit Annahme durch die Bieterin.

Zuschlagskriterien sind Kriterien, anhand derer Angebote beurteilt werden. Sie sind so klar, genau und eindeutig zu formulieren, dass alle durchschnittlich fachkundigen Bieter bei Anwendung der üblichen Sorgfalt ihre genaue Bedeutung verstehen und sie in gleicher Weise auslegen können.

Der Auftraggeber muss in der Bekanntmachung oder in den Ausschreibungsunterlagen festlegen, ob der Zuschlag dem Angebot mit dem niedrigsten Preis (Billigstangebotsprinzip) oder dem technisch und wirtschaftlich günstigsten Angebot (Bestangebotsprinzip) erteilt werden soll. Hat sich der Auftraggeber einmal für ein Prinzip entschieden, ist er daran gebunden und kann es nicht abändern.

Bei der Wahl des Billigstangebotsprinzips ist der Preis das einzige Zuschlagskriterium. Das Billigstangebotsprinzip darf allerdings nicht immer gewählt werden: Grundsätzlich ist das Billigstangebotsprinzip nur dann zulässig, wenn der Qualitätsstandard der Leistung in technischer, wirtschaftlicher und rechtlicher Hinsicht klar und eindeutig definiert ist.

Hinweis: Maßgeblich für das Billigstangebotsprinzip ist der niedrigste Preis, das sind die niedrigsten Herstellungs- und Anschaffungskosten. Lebenszykluskosten, die auf einem Kosten-Wirksamkeits-Ansatz beruhen, sind dem Bestangebotsprinzip zuzuordnen.

Beim Bestangebotsprinzip ist der Preis nicht das ausschließliche Bewertungskriterium. Neben dem Preis werden auch andere Zuschlagskriterien herangezogen (bestes Preis-Leistungsverhältnis). Diese Kriterien müssen mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung stehen und dürfen nicht diskriminierend sein. Weiters müssen die Zuschlagskriterien im Verhältnis oder ausnahmsweise in der Reihenfolge ihrer Bedeutung festgelegt sein. Zuschlagskriterien dürfen während eines Vergabeverfahrens nicht geändert werden und im Verhandlungsverfahren nicht verhandelt werden.

Das Bestangebotsprinzip ist zwingend anzuwenden bei gewissen Dienstleistungen, die im Wege eines Verhandlungsverfahrens mit vorheriger Bekanntmachung vergeben werden, bei Vorliegen einer funktionalen Leistungsbeschreibung, bei Bauaufträgen mit einem geschätzten Auftragswert von zumindest EUR 1 Mio und bei Vergaben im Rahmen von wettbewerblichen Dialogen und Innovationspartnerschaften.

Beispiele für (näher zu definierende) Zuschlagskriterien sind:

• Qualität
• Zweckmäßigkeit
• Betriebskosten
• Ästhetik
• Etc.

Hinweis: Es besteht auch die Möglichkeit, Sub-Zuschlagskriterien aufzunehmen.

Bekanntgaben sind eine Art der Bekanntmachungen (nähere Informationen zur Bekanntmachung im Beitrag "Bekanntmachungen in einem Vergabeverfahren"). Die Bekanntgabe ist eine nach Ende des Vergabeverfahrens durch den Auftraggeber erfolgte Meldung über bereits vergebene Aufträge, abgeschlossene Rahmenvereinbarungen oder Ideenwettbewerbe. Bekanntgaben bezwecken, alle potenziellen Bieter über die wesentlichen Inhalte des Auftrags zu unterrichten und dienen der Transparenz sowie der Gleichbehandlung.

Es bestehen unterschiedliche Bestimmungen je nachdem, ob die Bekanntgabe durch einen Auftraggeber im Vollzugsbereich des Bundes oder der Länder und im Ober- oder Unterschwellenbereich erfolgen soll.

Bekanntgaben im Oberschwellenbereich

• Europaweite Bekanntgaben
  Der Auftraggeber hat grundsätzlich nach Durchführung eines Vergabeverfahrens jeden bereits vergebenen Auftrag, jede abgeschlossene Rahmenvereinbarung oder abgeschlossenen Ideenwettbewerb auf Unionsebene bekannt zu geben. Aufträge, die aufgrund von Rahmenvereinbarungen vergeben wurden, sind (im Gegensatz zum Abschluss der Rahmenvereinbarung selbst) nicht unionsweit, sondern in der Regel nur in Österreich bekanntzugeben. Für die Bekanntmachung vergebener Aufträge oder eben die Bekanntgabe, wie sie in Österreich genannt wird, hat der Auftraggeber ein Standardformular des europäischen Amtes für Veröffentlichungen zu verwenden. Die Bekanntgabe ist dem Amt für Veröffentlichungen spätestens 30 Tage nach Zuschlagserteilung bzw. nach Abschluss der Rahmenvereinbarung oder Abschluss des Ideenwettbewerbes zu übermitteln. Im Zuge der Abwicklung des Vergabeverfahrens über eine eVergabe-Plattform kann die unionsweite Bekanntgabe über diese durchgeführt werden.

• Bekanntgaben in Österreich
  Der Auftraggeber hat auch auf nationaler Ebene nach Durchführung eines Vergabeverfahrens jeden vergebenen Auftrag, jede abgeschlossene Rahmenvereinbarung oder abgeschlossenen Ideenwettbewerb bekannt zu geben. Aufträge, die aufgrund von Rahmenvereinbarungen vergeben wurden und deren Auftragswert EUR 50.000,- nicht erreicht, sind nicht bekanntzugeben.

  Seit 1. März 2019 erfolgen Bekanntgaben im Open Government Data-Modell. Dabei veröffentlichen Auftraggeber die Bekanntgaben, indem sie die Metadaten der Kerndaten von Vergabeverfahren auf data.gv.at (als öffentlich zugänglichen Datenkatalog) bereitstellen. Metadaten beinhalten den Verweis (eine URL) auf den Ort, an dem die Ausschreibungen zu finden sind. Kerndaten sind die innerhalb einer Ausschreibung bereitgestellten Daten, die allgemeine Informationen über die Ausschreibung enthalten (wie z.B. wer ist der Auftraggeber; welches Verfahren wird angewendet; was ist der Gegenstand der Ausschreibung etc.). Zur Bereitstellung der Kerndaten kann sich der Auftraggeber einer eVergabe-Plattform bedienen, die die Verfügbarkeit der Metadaten (insb. der Kerndatenquelle) und das richtige Format der maschinenlesbaren Kerndaten sicherstellt. Nimmt der Auftraggeber die Veröffentlichung selbst vor, so muss er Metadaten auf data.gv.at bereitstellen und die Kerndaten auf einer Kerndatenquelle zur Verfügung stellen. Während die Metadaten über das Unternehmensserviceportal eingegeben werden können, liegt die Bereitstellung der Kerndaten auf seiner Kerndatenquelle im Bereich des Auftraggebers.

Bekanntgaben im Unterschwellenbereich

Im Unterschwellenbereich müssen Auftraggeber im Vollziehungsbereich des Bundes Bekanntgaben im OGD-Modell bereitstellen. Keine Bekanntgabepflicht besteht in Vergabeverfahren, deren Auftragswert unter EUR 50.000,- liegt. Auftraggeber im Vollziehungsbereich der Länder müssen keine Bekanntgabe bereitstellen. Für den Ablauf der Bereitstellung der Daten gelten dieselben Regeln wie im Oberschwellenbereich.

Bekanntgabepflichten bei nachträglichen Vertragsänderungen

Nach Durchführung eines Vergabeverfahrens können abgeschlossene Verträge während ihrer Laufzeit geändert werden. Man unterscheidet hier zwischen wesentlichen und unwesentlichen Vertragsänderungen. Nur bei Vorliegen von wesentlichen Vertragsänderungen (wie z.B. bei einer erheblichen Auftragserweiterung) muss der Auftraggeber ein neues Vergabeverfahren durchführen. Bei unwesentlichen Vertragsänderungen hat keine Neuausschreibung zu erfolgen.

Aus Gründen der Transparenz treffen den Auftraggeber aber bei bestimmten unwesentlichen Vertragsänderungen nur im Oberschwellenbereich Bekanntgabepflichten. Eine Bekanntgabe hat dann zu erfolgen, wenn zusätzliche Leistungen aufgrund unvorhersehbarer Umstände erforderlich geworden sind oder der Auftraggeber weitere zusätzliche Leistungen benötigt und ein Wechsel des Auftragnehmers aus wirtschaftlichen oder technischen Gründen nicht möglich ist.

Die Bekanntgabe hat neben den allgemeinen Informationen wie Name des Auftraggebers, Name des Auftragnehmers oder den CPV-Code insbesondere Angaben zur Art der geänderten oder zusätzlichen Leistungen sowie die Gründe für die Notwendigkeit der zusätzlichen bzw. geänderten Leistungen zu enthalten.

Hinweis: Eine Verletzung der Bekanntgabepflicht stellt eine Verwaltungsübertretung dar und kann unter Umständen eine Geldstrafe bis zu EUR 50.000,- nach sich ziehen.

Statistische Meldungen

Von Bekanntgaben (Bekanntmachungen vergebener Aufträge) sind die statistischen Meldepflichten und die Meldepflichten bei Bauaufträgen von öffentlichen Auftraggebern zu unterscheiden:
Bei der statistischen Meldung handelt es sich um eine jährliche Verpflichtung (immer spätestens bis 10. Februar) von öffentlichen Auftraggebern: Dem Bundeskanzleramt bzw. im Vollzugsbereich des Landes der Landesregierung sind alle Verfahren im Oberschwellenbereich (inklusive der Anzahl an KMU, die beauftragt wurden) sowie der Gesamtwert aller Aufträge und Wettbewerbe des Vorjahres im Unterschwellenbereich (inklusive Direktvergaben) zu melden.

Die Meldepflichten bei Bauaufträgen betreffen vergebene Bauaufträge mit einer Auftragssumme von mehr als EUR 100.000, – (Gesamtpreis inklusive USt). Öffentliche Auftraggeber haben diesfalls gesetzlich vorgegebene Informationen (Auftragnehmer, Kurzbeschreibung zum Auftragsgegenstand und Auftragssumme, bestimmte Informationen zu Subunternehmern etc.) mittels Webanwendung in die Baustellendatenbank der Bauarbeiter-Urlaubs- und Abfertigungskasse einzutragen.

Ein Auftraggeber hat einige gute Angebote in einem Vergabeverfahren erhalten. Nach reichlichen Überlegungen und vielschichtigen Prüfungen dieser, hat sich der Auftraggeber für ein bestimmtes Unternehmen entschieden, das den Zuschlag erhalten soll. Wie geht es nun weiter?

Die Zuschlagsentscheidung

Bevor der Auftraggeber dem erfolgreichen Bieter den Zuschlag erteilen kann, muss er zuvor eine Absichtserklärung bekunden, an welchen bestimmten Bieter der Zuschlag erfolgen soll. Diese Absichtserklärung nennt man Zuschlagsentscheidung. Die Zuschlagsentscheidung bewirkt keine Auftragsvergabe und es kommt noch kein Vertrag zwischen dem Auftraggeber und Bieter zustande. Die Zuschlagsentscheidung ist allen noch verbliebenen Bietern des Verfahrens mitzuteilen.

Hinweis: Wurden die Angebote von Bietern ausgeschieden, gelten die Bieter so lange als „verblieben“ (und ist ihnen somit die Zuschlagsentscheidung bekannt zu geben), bis das Ausscheiden rechtskräftig ist (also die Anfechtungsfrist abgelaufen ist oder das Vergabekontrollgericht entschieden hat).

Im Zuge der Mitteilung der Zuschlagsentscheidung sind den nicht erfolgreichen Bietern die Gründe für die Ablehnung ihrer Angebote zu nennen. Des Weiteren sind in dieser Mitteilung auch die Gründe für die Wahl des erfolgreichen Angebotes bekannt zu geben, das sind im Speziellen der Gesamtpreis, Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebotes. Der Auftraggeber ist nicht verpflichtet, die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebotes in jedem einzelnen Detail darzulegen. Die Begründung muss so hinreichend bestimmt sein, dass es dem Bieter auch ohne Kenntnis zusätzlicher, detaillierter Begründungselemente möglich ist, gegen die Zuschlagsentscheidung einen begründeten Nachprüfungsantrag einzubringen. Unzureichend wäre etwa bloß die Bekanntgabe der vergebenen Punkte für das erfolgreiche Angebot. Vielmehr muss die Zuschlagsentscheidung grundsätzlich eine schriftliche verbale Begründung in Form einer Gegenüberstellung der Bewertung des erfolgreichen und des auszuscheidenden Angebotes beinhalten.

Wurde die Zuschlagsentscheidung mitgeteilt, beginnt die Stillhaltefrist zu laufen. Innerhalb der Stillhaltefrist darf der Auftraggeber dem erfolgreichen Bieter den Zuschlag nicht erteilen, weil dieser Zuschlag ansonsten absolut nichtig wäre. Die Stillhaltefrist beträgt 10 Tage, wenn die Zuschlagsentscheidung auf elektronischem Weg übermittelt wurde. Wenn sie auf dem brieflichen Weg zugestellt wurde, beträgt sie 15 Tage. Der Sinn hinter der Stillhaltefrist ist, dass unterlegene Bieter die Zuschlagsentscheidung einer Prüfung durch eine Vergabekontrollinstanz unterziehen lassen können, bevor schlussendlich ein Vertrag zustande kommt.

Die Zuschlagserteilung

Wurde die Zuschlagsentscheidung bekannt gegeben und ist die Stillhaltefrist abgelaufen, kann mittels Zuschlagserteilung der zivilrechtliche Vertrag – mit all seinen Rechtsfolgen – zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer abgeschlossen werden.

Das Vertragsverhältnis kommt in dem Zeitpunkt zustande, in dem der Bieter die schriftliche Verständigung von der Annahme seines Angebotes erhält. Es bedarf daher grundsätzlich keiner gesonderten Vertragsunterzeichnung oder sonstigen Willenserklärung (z.B. Gegenschlussbrief des Bestbieters). Die Verständigung von der Annahme des Angebotes wird Zuschlagserteilung genannt. Sie muss nach dem Ablauf der Stillhaltefrist und während der Zuschlagsfrist übermittelt werden. Die Zuschlagsfrist ist jene Zeitspanne, die maximal zwischen dem Ende der Angebotsfrist und der Zuschlagserteilung liegen darf. Hat der Auftraggeber hingegen die Zuschlagsfrist überschritten, entsteht das Vertragsverhältnis erst mit der schriftlichen Erklärung des Bieters, den Auftrag anzunehmen, weil der Bieter mit dem Ablauf der Zuschlagsfrist nicht mehr an sein Angebot gebunden ist.

Nach Zuschlagserteilung kann mit der Vertragserfüllung durch beide Vertragsparteien begonnen werden.

Der Widerruf

Das Ende eines Vergabeverfahrens stellt oft einen Abschluss eines privatrechtlichen Vertrages dar, der zwischen dem Auftraggeber und dem erfolgreichen Bieter abgeschlossen wird. In manchen Fällen kann der Auftraggeber das Verfahren aber auch durch einen Widerruf beenden. Das bedeutet, dass keinem Unternehmer der Zuschlag erteilt und kein Vertrag abgeschlossen wird.

Die Systematik ist beim Widerruf gleich wie beim Zuschlag: Es ist zunächst eine (begründete) Widerrufsentscheidung bekannt zu geben und eine zehn- bzw. 15-tägige Stillhaltefrist abzuwarten. Danach kann der Widerruf erklärt werden (Widerrufserklärung). Im Unterschwellenbereich kann der Auftraggeber den Widerruf auch ohne Widerrufsentscheidung erklären und das Vergabeverfahren ohne Einhaltung einer Stillhaltefrist endgültig beenden.